ERC-Projektmanagement

Die Umsetzung der ERC-Projekte folgt grundsätzlich den allgemeinen Regelungen zu Horizont Europa. Dennoch sind einige Besonderheiten für die ERC-Maßnahmen zu beachten.

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Die Umsetzung der ERC-Projekte folgt grundsätzlich den allgemeinen Regelungen zu Horizont Europa. Dennoch sind einige Besonderheiten für die ERC-Maßnahmen zu beachten.

Sobald ein ERC-Projektantrag erfolgreich evaluiert wurde und zur Förderung vorgeschlagen wird, bereitet die ERC-Exekutivagentur (ERCEA) auf der Grundlage des Projektantrags den Fördervertrag, die sogenannte Finanzhilfevereinbarung oder das Grant Agreement, vor.

Die Finanzhilfevereinbarung wird zwischen der EU (vertreten durch die ERC-Exekutivagentur) und der Gasteinrichtung, an der das ERC-Projekt umgesetzt werden soll, geschlossen. Für die Erstellung der ERC-Verträge wird eine Musterfinanzhilfevereinbarung verwendet. Nur in wenigen Punkten gibt es die Möglichkeit, von dem Muster abweichende, individuelle Bestimmungen festzulegen.

Die Finanzhilfevereinbarung regelt die Rechte und Pflichten der Vertragsparteien, insbesondere in Bezug auf die Projektdurchführung, die Verwendung der Fördermittel und die Berichtspflichten der Projektbeteiligten. Sie beinhaltet unter anderem:

  • das Recht des Forschenden (Principal Investigator, PI), die Gasteinrichtung jederzeit wechseln zu können (Portability of Grants),
  • die Verpflichtung des oder der PI einen bestimmten Anteil der Arbeitszeit, abhängig von der Förderlinie, für das Projekt aufzuwenden (time commitment),
  • die Verpflichtung des oder der PI mindestens 50 Prozent der Projektarbeit in Europa umzusetzen,
  • die Verpflichtung, das Projekt und seine Ergebnisse zu kommunizieren.

Ergänzend zur Finanzhilfevereinbarung schließen die Gasteinrichtung und die oder der PI eine Zusatzvereinbarung (Supplementary Agreement) ab.

Hierbei muss sich die Gastinstitution verpflichten, dem oder der Forschenden die für eine ordnungsgemäße Projektdurchführung notwendige Unterstützung zukommen zu lassen und wissenschaftliche Unabhängigkeit zu gewährleisten.

Die Rekrutierung des ERC-Teams

Zum Beginn des Projektvorhabens sollte das Projektteam, sofern noch nicht alle Mitarbeitenden feststehen, komplettiert werden. Wissenschaftliche Mitarbeitende können unter anderem über das EURAXESS Portal rekrutiert werden. Weitere Möglichkeiten finden Sie hier.

Kommunikation des ERC-Projekts

ERC-Grantees haben eine vertragliche Verpflichtung, die Inhalte ihres ERC-Projekts über die wissenschaftliche Fachöffentlichkeit hinaus zu kommunizieren. Der ERC unterstützt dabei vor allem diejenigen, die sich auch an ein Publikum außerhalb ihres Fachgebietes richten.

Weitere Informationen

Förderfähige Kosten

Die Förderquoten für ERC-Projekte entsprechen den allgemeinen Regelungen für Forschungsmaßnahmen in Horizont Europa.

Förderfähig sind 100 Prozent der direkten erstattungsfähigen Projektkosten. Dazu zählen unter anderem Personalkosten für den oder die PI und das Forschungsteam, Reisekosten, Kosten für Großgeräte und Material, Unteraufträge und Kosten für die Öffentlichkeitsarbeit und Publikationen.

Publikationen, die aus dem ERC-Projekt erwachsen, müssen öffentlich zugänglich sein (Open Access). Die daraus erwachsenden Kosten sind förderfähig. Hinweise insbesondere zu Journalen und Repositorien finden Sie hier.

Die indirekten Kosten beziehungsweise die Overheadkosten, werden pauschal in Höhe von 25 Prozent der direkten Kosten gefördert. Kosten für Unteraufträge sowie Kosten für Finanzhilfen für Dritte dürfen bei der Berechnung dieser Pauschale nicht einbezogen werden.

Budgetverschiebungen während der Projektlaufzeit zum Beispiel für nicht verbrauchte Personalkosten oder Übertragung von übrig gebliebenem Budget in die zweite Berichtsperiode sind möglich. In Zweifelsfällen sollte immer der zuständige Bearbeiter oder die Bearbeiterin (Project Officer) in der ERC-Exekutivagentur gefragt werden.

Bestimmte Verschiebungen erfordern eine formale Vertragsänderung, das sogenannte Amendment. Dazu gehören nicht im Antrag aufgeführte Unteraufträge (subcontracts) und Änderungen, die die wissenschaftlichen Ergebnisse des Projekts beeinflussen und damit wesentliche Änderungen des Projektablaufs darstellen.

Nachweis- und Berichtspflichten

Alle abgerechneten Kosten müssen nachweisbar sein. Dazu sollten die Kosten einerseits durch das Vorhaben beschrieben und andererseits nach einrichtungsüblichen Regeln buchhalterisch festgehalten worden sein.

Auch bei ERC-Projekten muss die tatsächliche Arbeitszeit der Projektmitarbeitenden nachgewiesen werden. Mitarbeitende, die nur einen Teil ihrer Arbeitszeit für das Projekt aufwenden, müssen Zeitnachweise, sogenannte Timesheets, führen. Mitarbeitende, die zu 100 Prozent auf dem ERC-Projekt arbeiten, können statt der Stundenzettel vereinfachte Erklärungen (monthly declaration) abgeben. Informationen zum Nachweis der Kosten finden Sie auf dem Horizont-Europa-Portal.

In Horizont Europa werden alle Berichte elektronisch über das Funding & Tenders Portal eingereicht. Die Berichtspflicht unterteilt sich in den Finanzbericht und den wissenschaftlichen Bericht. Für Ersteren ist grundsätzlich die Gasteinrichtung verantwortlich, für Letzteren der oder die PI des Projekts.

Wissenschaftlicher Fortschrittsbericht (Scientific Report)

Für ERC-Maßnahmen muss der oder die PI zur Mitte des Projekts einen wissenschaftlichen Zwischenbericht (mid-term report) einreichen. Dieser beschreibt unter anderem den inhaltlichen Fortschritt im Projekt, die bisherigen Ergebnisse des Vorhabens, die erzielten Veröffentlichungen sowie Änderungen im Projektverlauf. Zudem muss eine publizierbare Zusammenfassung des bisherigen Projektverlaufs beigefügt werden. Am Projektende ist ein wissenschaftlicher Abschlussbericht einzureichen, der die finalen Ergebnisse des Vorhabens beschreibt, alle Veröffentlichungen auflistet und erneut eine publizierbare Zusammenfassung des Projekts beinhaltet. Richtlinien zum Verfassen der Berichte sowie allgemeine Hinweise sind auf der Webseite des ERC veröffentlicht.

Finanzbericht (Financial Report)

Zusätzlich zum wissenschaftlichen Fortschrittsbericht hat die Gasteinrichtung Finanzberichte einzureichen. Anders als in den Verbundprojekten von Horizont Europa, fallen die Fristen für den wissenschaftlichen Fortschrittsbericht und den Finanzbericht im ERC auseinander. In der Regel muss ein Finanzbericht nach Abschluss von 18 Monaten eingereicht werden.

Der Finanzbericht enthält einen beschreibenden Part, der Informationen zu den erstattungsfähigen Kosten enthält. Zusätzlich ist eine genaue Auflistung der im Berichtszeitraum für die Einrichtung entstandenen direkten Kosten und eine aktualisierte Übersicht über die Budgetplanung der kommenden Berichtszeiträume einzureichen. Sind neben der Gasteinrichtung weitere Einrichtungen am Projekt beteiligt (additional institutions oder verbundene Einrichtungen), so hat jede zusätzliche Einrichtung einen eigenen Finanzbericht (individual financial statement) zu erstellen. Automatisch wird dann ein Gesamtfinanzbericht (summary financial statement) auf Grundlage der Einzelberichte im Teilnehmerportal erstellt.

Zahlungen im EU-Projekt

Der ERC zahlt zu Beginn des Projektes eine Vorfinanzierung (Pre-Financing). Das Datum der Auszahlung wird vorab im Grant Agreement vereinbart. Es kann optional innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsschluss, 30 Tage nach Projektstart oder bis zu 45 Tage vor dem Startdatum des Projektes gezahlt werden. Weitere Zahlungen erfolgen jeweils nach der Prüfung der periodischen Finanzberichte.

Sonderregelungen für Proof of Concept

Der ERC Proof of Concept fördert über einen Pauschalbetrag (Lump Sum). Dies bedeutet, dass jedem erfolgreichen Antrag ein Betrag von 150.000 Euro für die Projektdurchführung gewährt wird. In der Einreichungsphase muss keine Budgetübersicht aufgestellt werden. Dennoch müssen die Kosten, die während des Projekts entstehen, im Antrag narrativ beschrieben werden. Nur Kosten, die auch bei einem ERC-Antrag auf Basis von tatsächlichen Kosten erstattungsfähig wären, können durch den Pauschalbetrag finanziert werden. Dies kann Personalkosten, Unteraufträge und andere direkte und indirekte Kosten umfassen. Förderfähige Aktivitäten sind

  • die Überprüfung von Arbeitsschritten,
  • die Validierung von Ergebnissen,
  • die Klärung von IPR- oder Wissenstransferstrategien,
  • Marktanalysen
  • oder vergleichbare Aktivitäten.

Anders als bei einem ERC-Antrag auf Basis von tatsächlichen Kosten ist für Proof-of-Concept-Grants keine Kostenberichterstattung erforderlich. Es gibt keine Finanzprüfungen. Das Projekt muss allerdings bestimmte Qualitätsbedingungen erfüllen und die beschriebenen Ergebnisse liefern, damit der Pauschalbetrag vollständig ausgezahlt werden kann.