Registrierung
In Horizont Europa wie auch bereits im Horizont 2020 müssen sich alle Teilnehmer bei der KOM vor der ersten Antragstellung in einer Datenbank registrieren. In dieser sogenannten URF-PDM (Unique Registration Facility – Participant Data Management) Datenbank werden alle institutionsspezifischen Daten verwaltet. Dabei wird jeder Institution bei der Registrierung eine Nummer zugeordnet, der sog. PIC (Participant Identification Code). Durch Nutzung dieses PICs werden alle verwaltungstechnischen Daten automatisch in den Formularen (z. B. Antragsformulare, Berichte etc.) hinterlegt.
Die Registrierung erfolgt über die Eingangsseite des Teilnehmerportals. Die Daten werden zentral von einer durch die registrierte Einrichtung bestimmten Person verwaltet, dem sog. LEAR (Legal entity appointed representative).
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Teilnehmerportal (Participant Portal)
Das Teilnehmerportal ist ein von der KOM eingerichtetes Portal, über das alle Projekte von Horizont Europa und Horizont 2020 von der Antragstellung bis zum Projektabschluss abgewickelt werden. Das Teilnehmerportal gliedert sich in einen öffentlichen und in einen benutzerspezifischen Bereich. Der öffentliche Bereich ist frei zugänglich. Hier findet sich die Registrierung für die URF-PDM Datenbank, die PIC – Suchfunktion, alle Ausschreibungen in Horizont Europa sowie die Dokumentenverwaltung für Horizont Europa und Horizont 2020. Die benutzerspezifischen Bereiche werden jeweils für den LEAR, den Koordinator oder den Partner spezifisch frei geschaltet ebenso wie die notwendigen Dienste zur Projektdurchführung. Über die benutzerspezifischen Bereiche des Teilnehmerportals werden alle Verfahren abgewickelt wie z. B. die Vertragsverhandlungen, die Vertragsunterzeichnung, die Berichterstattung und Abrechnungen.
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PIC (Participant Identification Code)
Jeder Teilnehmer an Horizont Europa muss in der URF-PDM Datenbank der KOM registriert werden. Dazu werden verwaltungstechnische Daten abgefragt und durch das CVT (Central Validation Team), einer speziellen Einheit in der KOM, überprüft. Bei der Registrierung wird jedem Teilnehmer eine Zahlenkombination, der sogenannten PIC (Participation Identification Code) zugeteilt, der bei allen weiteren Aktionen genutzt werden soll. Sobald die Daten vom Central Validation Team überprüft worden sind und validiert wurden, erhält der PIC den Status "validiert (validated)". Nur mit validierten Teilnehmern schließt die KOM später auch Verträge ab.
Bei Verwendung des PICs werden automatisch alle in der Datenbank der KOM hinterlegten Informationen in die jeweiligen Formulare (z. B. Antragsformulare, Berichte etc.) übertragen.
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LEAR (Legal Entity Appointed Representative)
Die in der URF-PDM Datenbank hinterlegten Daten der registrierten Einrichtungen sollten durch eine von der Einrichtung bestimmten Person gepflegt werden. Diese Person wird gegenüber der KOM benannt und hat einen benutzerspezifischen Zugang zum Bereich des Teilnehmerportals, in dem die registrierten Daten hinterlegt sind. Die Aufgabe des LEARs ist es unter anderem, diese Daten zu verwalten, zu aktualisieren und zu überprüfen. Falls die Daten aktualisiert werden müssen, können der LEAR und von ihm benannte Vertreter, sogenannte account administrators, einen Änderungsantrag stellen. Gegenüber der KOM muss nur der LEAR und nicht seine Vertreter bekanntgegeben werden.
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Antragstellung - Recht
Mindestvoraussetzungen für eine Teilnahme
Um als Konsortium einen Antrag stellen zu können, müssen mindestens drei unabhängige Rechtspersonen aus unterschiedlichen förderfähigen Ländern in einem Konsortium vertreten sein.
Die Mindestvoraussetzungen können in unterschiedlichen Ausschreibungen hiervon abweichen.
In Horizont Europa können alle natürlichen und juristischen Personen an Projekten teilnehmen.
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KMU Definition (SME Definition)
Die Teilnahme von Klein- und Mittelständischen Unternehmen ist in Horizont Europa sehr erwünscht. Nach Definition der KOM ist ein Unternehmen ein KMU, wenn es weniger als 250 Mitarbeiter hat und entweder einen Umsatz von bis zu 50 Millionen Euro oder eine Bilanzsumme von bis zu 43 Millionen Euro hat. Ein Statuswechsel während der Projektlaufzeit ist für laufende Projekte unerheblich.
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Leistungen Dritter (Third Party Contribution)
Im Laufe eines Projekts können Tätigkeiten anfallen, die nicht alleine durch die Partner eines Konsortiums durchgeführt werden können. Hier gibt es die Möglichkeit für bestimmte Tätigkeiten sog. Dritte (Third Parties) mit einzubinden. Dritte sind all diejenigen, die nicht dem Konsortium angehören und der Finanzhilfevereinbarung beigetreten sind. Diese Dritten können entgeltlich oder unentgeltlich Ressourcen zur Verfügung stellen oder Leistungen z. B. durch die Vergabe von Unteraufträgen (subcontracting) erbringen. Hierbei darf es sich nur um kleinere Teilarbeiten (minor tasks) handeln. Wichtige Projektarbeiten dürfen nicht an Dritte übertragen werden. Beiträge Dritter müssen vertraglich festgehalten sein oder im Projektbereicht begründet werden, damit die entstehenden Kosten im Projekt förderfähig sind.
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Vorvertragliche Regelungen
Während der Antragstellung haben die Konsortien die Möglichkeit, verschiedene privatrechtliche Absprachen zu treffen, um weitere Vorgehensweisen festzusetzen oder Projektinhalte, die diskutiert werden, abzusichern. Hierzu können die Konsortien eine Geheimhaltungserklärung, einen Letter of Intent oder ein Memorandum of Understanding abschließen.
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Rechtsmittelverfahren (Redress Procedure)
Sollte es während des Begutachtungsverfahrens des Antrags zu Unregelmäßigkeiten im Verfahren kommen, besteht die Möglichkeit, ein Rechtsmittelverfahren (Redress Procedure) zu eröffnen. Bei dem Redress-Verfahren wird nur die Richtigkeit der formellen Verfahrensabwicklung überprüft. Eine Überprüfung der fachlichen Entscheidung oder Qualität der Gutachter kann hierdurch nicht erreicht werden.
Geistiges Eigentum (Intellectual Property Rights)
In Horizont 2020 wird zwischen bestehendem Wissen (Background) und im Projekt neu entstehendem Wissen (Results) unterschieden. Eigentümer des neu erworbenen Wissens ist derjenige, der es generiert hat. Es kann auch gemeinsames Eigentum erworben werden, insbesondere wenn nicht mehr zugeordnet werden kann, wer das Wissen in einem Projekt ursprünglich erarbeitet hat.
Um das Forschungsprojekt durchführen zu können, muss Zugang zu bestehendem Wissen (Background) unentgeltlich zugelassen werden, soweit nichts anderes bestimmt ist. Ist Zugang zu bestehendem Wissen für die Projektdurchführung notwendig oder ist es für die Nutzung der eigenen Ergebnisse notwendig, so muss Zugang unentgeltlich oder zu fairen nicht diskriminierenden Bedingungen gewährt werden.
Zugang zu neuem Wissen (Results) muss unentgeltlich gewährt werden, wenn der Zugang für die Projektdurchführung notwendig ist. Unentgeltlich oder zu fairen, nicht diskriminierenden Bedingungen muss Zugang gewährt werden, wenn er für die Nutzung der eigenen Ergebnisse notwendig ist.
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Konsortialvertrag (Consortium Agreement)
Der Konsortialvertrag ist ein privatrechtlicher Vertrag, der zwischen den Partnern eines Konsortiums geschlossen wird. Er regelt das Innenverhältnis der Partner untereinander.
In Horizont, wie auch schon im 7. FRP, muss ein Konsortialvertrag abgeschlossen werden, es sei denn in der Ausschreibung wird seitens der KOM hierauf verzichtet.
Inhaltlich darf der Konsortialvertrag der Finanzhilfevereinbarung (Grant Agreement), der Vertrag, der mit der KOM für die Durchführung des Projektes abgeschlossen wird, nicht widersprechen und muss vor Abschluss der Finanzhilfevereinbarung unterzeichnet sein.
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Vertragsvorbereitungen
Vertragsvorbereitungen (grant preparation)
Nach positiver Evaluierung des Antrags werden die erfolgreichen Antragsteller von der KOM zu den Vertragsvorbereitungen eingeladen. Die Vertragsvorbereitungen werden ausschließlich elektronisch über das Teilnehmerportal (Participant Portal) abgewickelt und dauern in der Regel maximal drei Monate. Der eingereichte Antrag wird nun im elektronischen Portal an die Vertragsform angepasst. Seitens der Zuwendungsempfänger wird der Vertrag dann elektronisch über einen gesetzlichen Vertreter der Einrichtung, den sogenannten LSIGN, abgeschlossen.
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Finanzhilfevereinbarung (grant agreement)
Bei positiver Evaluierung des Antrags wird am Ende der Vertragsvorbereitungen mit der KOM ein Vertrag geschlossen, der die Fördermodalitäten für das Projekt beinhaltet. Dies ist die Finanzhilfevereinbarung (Grant Agreement), die das Verhältnis zwischen dem Konsortium und der KOM regelt. Der Mustertext kann von den offiziellen Seiten der KOM zur Ansicht heruntergeladen werden.
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Executive Agencies
In Horizont 2020 werden einige Projekte und projektrelevante Bereiche direkt von der KOM selbst betreut, andere über von der KOM eingerichtete Agenturen, den sogenannten Executive Agencies, abgewickelt. Diese sollen die KOM in ihrer Arbeit entlasten.
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Projektdurchführung
Garantiefonds (Guarantee Fund)
In Horizont 2020 ist die finanzielle Haftung eines Teilnehmers in erster Linie auf seine eigenen Verbindlichkeiten beschränkt. Um das finanzielle Ausfallrisiko für die KOM zu mindern, wurde bereits mit dem 7. FRP der Garantiefonds eingeführt. Die KOM führt bei Auszahlung der Vorfinanzierung automatisch 5 % der Gesamtfördersumme eines jeden Partners in diesen Fonds ab. Treten keine Unregelmäßigkeiten im Laufe des Projektes auf, werden diese 5 % am Ende des Projektes mit der Schlusszahlung ausgezahlt. Kommt es zum Haftungsfall, werden unter bestimmten Voraussetzungen die Forderungen der KOM aus den angewachsenen Zinsen im Fonds beglichen.
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Vertragsänderungen (Amendments)
Im Laufe des Projektes kann es auch zu wesentlichen Änderungen im Forschungsverlauf kommen oder neue Partner müssen aufgenommen werden. In diesen Fällen müssen Vertragsänderungen durchgeführt werden.
Schriftliche Vertragsänderungen werden durch den Koordinator beim zuständigen Project Officer für das Projekt beantragt und durchgeführt.
In bestimmten Fällen reichen auch sog. Informationsschreiben (Information letter) aus. Die Informationsschreiben betreffen vor allem administrative Veränderungen der Einrichtungen.
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