Vertragliche Grundlagen eines ERC Projekts
Sobald ein ERC-Projektantrag erfolgreich evaluiert wurde und zur Förderung vorgeschlagen wird, bereitet die ERC-Exekutivagentur (ERCEA) auf der Grundlage des Projektantrags den Fördervertrag, die sogenannte Finanzhilfevereinbarung oder Grant Agreement, vor.
Die Finanzhilfevereinbarung wird zwischen der EU (vertreten durch die ERC-Exekutivagentur) und der Gasteinrichtung, an der das ERC-Projekt umgesetzt werden soll, geschlossen. Für die Erstellung der Verträge werden ERC-Musterfinanzhilfevereinbarung (EN) verwendet. Nur in wenigen Punkten gibt es die Möglichkeit, von dem Muster abweichende, individuelle Bestimmungen festzulegen.
Die Finanzhilfevereinbarung regelt die Rechte und Pflichten der Vertragsparteien, insbesondere in Bezug auf die Projektdurchführung, die Verwendung der Fördermittel und die Berichtspflichten der Projektbeteiligten.
Sie beinhaltet unter anderem:
- das Recht des/der Principal Investigator (PI), die Gasteinrichtung jederzeit wechseln zu können (Portability of Grants),
- die Verpflichtung des/der PI einen bestimmten Anteil der Arbeitszeit, abhängig von der Förderlinie, für das Projekt aufzuwenden (time commitment Seite 26 im Arbeitsprogramm 2021),
- die Verpflichtung des/der PI mindestens 50% der Projektarbeit in Europa umzusetzen,
- die Verpflichtung, das Projekt und seine Ergebnisse zu kommunizieren.
Ergänzend zur Finanzhilfevereinbarung schließen die Gasteinrichtung und der PI eine Zusatzvereinbarung (Supplementary Agreement) ab.
Hierbei muss sich die Gastinstitution verpflichten, dem/der Forschenden die für eine ordnungsgemäße Projektdurchführung notwendige Unterstützung zukommen zu lassen und wissenschaftliche Unabhängigkeit zu gewährleisten.
Rekrutierung des Forscherteams
Kommunikation des Projekts
Förderfähige Kosten
Die Förderquoten für ERC-Projekte entsprechen den allgemeinen Regelungen für Forschungsmaßnahmen in Horizont Europa.
Förderfähig sind 100 % der direkten und indirekten erstattungsfähigen Projektkosten. Dazu zählen unter anderem Personalkosten für den/die PI und das Forschungsteam, Reisekosten, Kosten für Großgeräte und Material, Unteraufträge und Kosten für die Öffentlichkeitsarbeit und Publikationen.
Publikationen die aus dem ERC-Projekt erwachsen, müssen Open Access erfolgen und sind förderfähig. Hinweise insbesondere zu Journalen und Repositorien finden Sie unter: https://erc.europa.eu/managing-project/open-access
Die indirekten Kosten bzw. die Overheadkosten, werden pauschal in Höhe von 25 % der direkten Kosten gefördert. Kosten für Unteraufträge sowie Kosten für Finanzhilfen für Dritte dürfen bei der Berechnung dieser Pauschale nicht einbezogen werden.
Budgetverschiebungen während der Projektlaufzeit zum Beispiel für nicht verbrauchte Personalkosten oder Übertragung von übrig gebliebenem Budget in die zweite Berichtsperiode sind möglich. In Zweifelsfällen sollte immer der Project Officer in der ERC-Exekutivagentur gefragt werden.
Bestimmte Verschiebungen erfordern allerdings eine formale Vertragsänderung, das sogenannten Amendment. Dazu gehören nicht im Antrag aufgeführte Unteraufträge (subcontracts) und Änderungen, die die wissenschaftlichen Ergebnisse des Projekts beeinflussen und damit wesentliche Änderungen des Projektablaufs darstellen.
Nachweis- und Berichtspflichten
Alle abgerechneten Kosten müssen nachweisbar sein. Dazu sollten die Kosten einerseits durch das Vorhaben beschrieben und andererseits nach einrichtungsüblichen Regeln buchhalterisch festgehalten worden sein.
Auch bei ERC-Projekten muss die tatsächliche Arbeitszeit der Projektmitarbeitenden nachgewiesen werden. Mitarbeiter/innen, die nur einen Teil ihrer Arbeitszeit für das Projekt aufwenden, müssen Zeitnachweise, sogenannte Timesheets, führen. Mitarbeitende, die zu 100 % auf dem ERC-Projekt arbeiten, können statt der Stundenzettel vereinfachte Erklärungen, sogenannte Declaration of honor, abgeben.
Informationen zum Nachweis der Kosten finden Sie hier.
In Horizont Europa werden alle Berichte elektronisch über das Teilnehmerportal (Funding & Tenders Opportunities Portal) eingereicht. Die Berichtspflicht unterteilt sich in den Finanzbericht und den wissenschaftlichen Bericht. Für Ersteren ist grundsätzlich die Gasteinrichtung verantwortlich, für Letzteren der/die PI des Projekts.
Wissenschaftlicher Fortschrittsbericht (Scientific Report)
Für ERC-Maßnahmen muss der/ die PI zur Mitte des Projekts einen wissenschaftlichen Zwischenbericht (mid-term report) einreichen. Dieser beschreibt unter anderem den inhaltlichen Fortschritt im Projekt, die bisherigen Ergebnisse des Vorhabens, die erzielten Veröffentlichungen sowie Änderungen im Projektverlauf. Zudem muss eine publizierbare Zusammenfassung des bisherigen Projektverlaufs beigefügt werden. Am Projektende ist ein wissenschaftlicher Abschlussbericht einzureichen, der die finalen Ergebnisse des Vorhabens beschreibt, alle Veröffentlichungen auflistet und erneut eine publizierbare Zusammenfassung des Projekts beinhaltet.
ERC Scientific Reporting Guidelines
Link zur ERC Website: Scientific Report
Finanzbericht (Financial Report)
Zusätzlich zum wissenschaftlichen Fortschrittsbericht des PI hat die Gasteinrichtung Finanzberichte einzureichen. Anders als in den Verbundprojekten von Horizont Europa, fallen die Fristen für den wissenschaftlichen Fortschrittsbericht und den Finanzbericht im ERC auseinander. In der Regel muss ein Finanzbericht nach Abschluss von 18 Monaten eingereicht werden.
Der Finanzbericht enthält einen beschreibenden Part, der Informationen zu den erstattungsfähigen Kosten enthält. Zusätzlich ist eine genaue Auflistung der im Berichtszeitraum für die Einrichtung entstandenen direkten Kosten und eine aktualisierte Übersicht über die Budgetplanung der kommenden Berichtszeiträume einzureichen. Sind neben der Gasteinrichtung weitere Einrichtungen am Projekt beteiligt (additional institutions oder verbundene Einrichtungen), so hat jede zusätzliche Einrichtung einen eigenen Finanzbericht (individual financial statement) zu erstellen. Automatisch wird dann ein Gesamtfinanzbericht (summary financial statement) auf Grundlage der Einzelberichte im Teilnehmerportal erstellt.
Zahlungen im Projekt
Der ERC zahlt zu Beginn des Projektes eine Vorfinanzierung (Pre-Financing). Das Datum der Auszahlung wird vorab im Grant Agreement vereinbart. Es kann optional innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsschluss, 30 Tage nach Projektstart oder bis zu 45 Tage vor dem Startdatum des Projektes gezahlt werden. Zu den Zahlungen nach Einreichung der Finanzberichte: NKS RuF Finanzen
Sonderregeln für Proof of Concept
Der ERC Proof of Concept fördert über einen Pauschalbetrag (Lump Sum). Dies bedeutet, dass jedem erfolgreichen Antrag ein Betrag von EUR 150.000 für die Projektdurchführung gewährt wird. In der Einreichungsphase muss keine Budgetübersicht aufgestellt werden. Dennoch müssen die Kosten, die während des Projekts entstehen, im Antrag narrativ beschrieben werden. Nur Kosten, die auch bei einem ERC-Antrag auf Basis von tatsächlichen Kosten erstattungsfähig wären, können durch den Pauschalbetrag finanziert werden. Dies kann Personalkosten, Unterverträge und andere direkte und indirekte Kosten umfassen. Die Kosten können sich zum Beispiel die sich auf die Überprüfung von Arbeitsschritten, die Validierung von Ergebnissen, die Klärung von IPR- oder Wissenstransferstrategien, Marktanalysen usw. beziehen.
Anders als bei einem ERC-Antrag auf Basis von tatsächlichen Kosten ist für Proof of Concept Grants keine Kostenberichterstattung erforderlich. Es gibt keine Finanzprüfungen. Das Projekt muss allerdings bestimmte Qualitätsbedingungen erfüllen und die beschriebenen Ergebnisse liefern, damit der Pauschalbetrag vollständig ausgezahlt werden kann.
