Antragstellung - Finanzen
Finanzmanagement
Die Zuwendungsempfänger sollten möglichst frühzeitig die Förderfähigkeit der Projektkosten klären. Insbesondere die Personalkosten als größtem Budgetanteil sowie die Methode zur Berechnung der indirekten Kosten sollten rechtzeitig identifiziert werden. Bei der Budgetkalkulation sind die Finanzabteilung, Verwaltung und Drittmittelstellen rechtzeitig mit einzubeziehen. Auch die Richtlinien und Leitfäden der KOM sind in der Antragsphase unerlässlich. Da das Regelwerk zum 7. FRP und Horizont 2020 nicht immer eindeutig ist und die KOM über einen relativ breiten Ermessensspielraum verfügt, sollten Zweifelsfälle mit der NKS Recht und Finanzen bzw. direkt mit dem jeweiligen Project Officer der KOM geklärt werden. Während der Projektlaufzeit und bis zu 5 Jahren nach Projektende im 7. FRP und 2 Jahre nach der Schlusszahlung in Horizont 2020 ist jederzeit mit kurzfristigen Audits der KOM zu rechnen.
Vorgaben der Europäischen Haushaltsordnung
Für die Zuwendungen aus dem 7. FRP und Horizont 2020 gelten die Grundprinzipen für Finanzhilfen nach Artikel 125 der Europäischen Haushaltsordnung. Danach gilt das Gebot der Transparenz und das Gewinnerzielungsverbot, nach dem die Zuwendungsempfänger mit den EU-Zuwendungen keine Gewinne erzielen dürfen. Des weiteren ist die Förderung der Kommission im 7. FRP und in Horizont 2020 nur anteilig und die Zuwendungsempfänger sind verpflichtet, einen bestimmten Eigenanteil zu leisten (Kofinanzierungsgebot).
Zahlungsmodalitäten
Die Zuwendung (Vorfinanzierung und Zwischenzahlungen) wird von der KOM an den Koordinator überwiesen. Dieser verteilt die Fördergelder entsprechend der Vorgaben der Finanzhilfevereinbarung und des Konsortialvertrages an die einzelnen Zuwendungsempfänger. Der Koordinator muss jederzeit in der Lage sein, den an jeden einzelnen Zuwendungsempfänger ausgezahlten Betrag nachweisen zu können.
Während der Projektlaufzeit erfolgt eine Zahlung zur Vorfinanzierung. Sie soll den Zuwendungsempfängern während des Projektes einen positiven Cashflow ermöglichen.
In der Projektlaufzeit stehen den Zuwendungsempfängern nur 85 % des Gesamtförderbetrages als Cashflow zur Verfügung. 5 % des Zuwendungsbetrages werden bei Auszahlung der Vorfinanzierung automatisch in den Garantiefonds eingezahlt. Weitere 10 % werden von der KOM bis zum Datum der letzten Zahlung zurückbehalten. Diese 15 % werden erst zu Projektende mit der Schlusszahlung ausgezahlt.
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Projektdurchführung
Förderquoten
Horizont 2020: In der Regel soll diese Förderquote bei 100 % liegen. Nur bei Innovationsmaßnahmen sowie bei Maßnahmen der Kofinanzierung von Programmen ist eine Förderquote von 70 % geplant. Davon ausgenommen sind gemeinnützige Einrichtungen. Diese sollen auch bei Innovationsmaßnahmen mit einer Förderquote von 100 % unterstützt werden.
Die KOM fördert Projekte im 7. FRP nur anteilig. Jeder Zuwendungsempfänger muss einen bestimmten Eigenanteil erbringen. Die Höhe des Eigenanteils ergibt sich aus den jeweiligen Förderquoten. Die unterschiedlichen Förderquoten betragen 50 %, 75 % oder 100 %. Die Höhe der Förderquote richtet sich dabei nach dem jeweiligen Förderinstrument, der Art der Aktivität und dem rechtlichen Status des Zuwendungsempfängers.
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Förderfähigkeit der Kosten
Förderfähig sind alle tatsächlichen Kosten, die dem Zuwendungsempfänger während der Projektlaufzeit nach seinen üblichen Buchführungs- und Managementpraktiken entstanden und nachweisbar sind. Die Kosten dürfen allein für die Erfüllung der Projektziele und in Übereinstimmung mit den Grundprinzipien der Wirtschaftlichkeit, Effizienz und Effektivität verwendet worden sein. Außerdem müssen sie in den Büchern des Zuwendungsempfängers erfasst und im Gesamtbudget im Annex I der Finanzhilfevereinbarung angegeben sein.
Nicht förderfähig sind feststellbare indirekte Steuern (im 7. FRP inkl. MwSt.), Abgaben auf Exporte bzw. Importe, Schuldzinsen, Rückstellungen für künftige Verluste oder Verbindlichkeiten, Wechselkursverluste sowie Kosten, die im Zusammenhang mit anderen EU/Euratom-Projekten angefallen sind. Ebenso wenig werden überteuerte oder wirtschaftlich nicht vertretbare Ausgaben erstattet.
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Direkte Kosten
Die Erstattung für Zuwendungsempfänger basiert auf deren förderfähigen direkten und indirekten Kosten. Direkte Kosten sind sämtliche förderfähige Kosten, die dem Projekt unmittelbar zugerechnet und vom Zuwendungsempfänger nach seinen üblichen Buchführungsgrundsätzen und internen Regelungen angegeben werden.
Beispiele sind: Personal- oder Reisekosten, Kosten für Verbrauchsmaterial, Geräte und Unteraufträge.
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Indirekte Kosten
Indirekte Kosten sind förderfähige Kosten, die nicht unmittelbar dem einzelnen Projekt zugerechnet werden können. Sie sind jedoch in unmittelbarem Zusammenhang mit den dem Projekt zugerechneten förderfähigen direkten Kosten entstanden. Als indirekte Kosten (auch Gemeinkosten oder Overhead) gelten alle Struktur- und Begleitkosten verwaltungstechnischer, technischer und logistischer Art. Beispiele sind: Raummiete, Strom, Heizung, Telefon, Versand, Reinigungsdienste sowie strukturelle Kosten und Betreuungskosten (z. B. Verwaltungspersonal, technisches Personal etc.)
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Berichtswesen
Zuwendungsempfänger sind verpflichtet, bestimmte Berichte über den Projektverlauf und die Verwendung der Fördergelder zu erstellen. Diese Berichte dienen der Europäischen Kommission als Grundlage für die Bewertung der Projekte und der weiteren Zahlungen. Es wird zwischen den periodischen Berichten und dem Abschlussbericht am Ende des Projektes unterschieden.
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Prüfbescheinigung
Prüfbescheinigungen (Certificates of the Financial Statements) sollen die korrekte Abrechnung der förderfähigen Kosten im Projekt nachweisen. Sie werden von einem Wirtschaftsprüfer oder Innenrevisor erstellt und sind im 7. FRP ab einem Zuwendungsbetrag von 375.000 Euro pro Partner erforderlich. Bleibt ein Partner im Projekt unter der Fördersumme von 375.000 Euro ist keine Prüfbescheinigung fällig.
Eine Prüfbescheinigung ist in Horizont 2020, anders als im 7. FRP, nur noch einmalig am Ende des Projektes erforderlich. Dies auch nur dann, wenn der Gesamtbetrag der von der EU gezahlten Fördersumme bei mindestens 325.000 EUR liegt. Fördergelder, die in Form von Pauschalen, wie lump sums oder flat rates, gezahlt werden, sollen bei der Berechnung des Gesamtförderbetrages nicht berücksichtigt werden.
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Methodenzertifikat
Im 7. FRP und in Horizont 2020 haben die Zuwendungsempfänger die Möglichkeit, sich Methoden zur Berechnung ihrer Personalkosten zertifizieren zu lassen. Mit diesem Methodenzertifikat soll ex-ante der Nachweis der korrekten Abrechnung vereinfacht werden.
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Audits der Europäischen Kommission
Die Europäische Kommission kann im Laufe eines Projekts und im 7. FRP bis zu fünf Jahre nach Projekteende und im Horizont 2020 bis zu zwei Jahre nach der Schlusszahlung ein Audit durchführen. Zuwendungsempfänger sind deshalb verpflichtet, bis zu diesem Zeitpunkt sämtliche Unterlagen aufzubewahren, die im Zusammenhang mit dem Projekt stehen. Die Kommission kann das Audit durch eigenes Personal oder durch von ihr beauftragte externe Prüfer durchführen lassen.
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