Schon Gewusst? (FAQs)

Eine Glühbirne, in der ein grünes Blatt wächst

Die Nationale Kontaktstelle zum Europäischen Forschungsrat (European Research Council, ERC) wird gemeinsam vom EU-Büro des BMBF (im DLR Projektträger) und der Kooperationsstelle EU der Wissenschaftsorganisationen (KoWi) betreut.

Allgemeine Informationen

Antragstellung und Projektplanung

Evaluierung und Wiedereinreichung

Finanzielle und rechtliche Regelungen

Weitere FAQ zum Grant Management (Verweis auf ERC-Seite)


Allgemeine Informationen


Was sind die wichtigsten Dokumente zur Vorbereitung eines Antrags?

Die wichtigsten Dokumente für alle Antragstellenden sind:

  • Arbeitsprogramm (Work Programme)
  • Leitfaden für Antragstellende (Information for Applicants)
  • Vorlagen (Templates) B1 und B2

Das Arbeitsprogramm ist Grundlage für die zu veröffentlichende Ausschreibung und beinhaltet grundlegende Informationen (Beteiligungsregeln, Budget, Aufbau der Anträge, Panel-Struktur, etc.) zu den aktuellen Ausschreibungen des ERC. Es wird jährlich veröffentlicht und trägt jeweils die Jahreszahl des Jahres in dem die Fördergelder ausgegeben werden (z.B. "Work Programme 2016" für Ausschreibungen im Jahr 2015, deren Projekte im Jahr 2016 gefördert werden).

Der Leitfaden für Antragstellende ("Information for Applicants") gibt wichtige Hilfestellungen und Orientierung für die Vorbereitung eines Antrags. Zu jeder Ausschreibung wird ein aktualisierter Leitfaden veröffentlicht. Er bietet neben den, auch im Arbeitsprogramm vorhandenen Informationen, ähnlich einer Checkliste, die Möglichkeit, festzustellen:

  • wie ein Antrag aufgebaut ist ("Preparing an ERC Starting, Consolidator, Advanced , Proof of Concept Grant Application")
  • wie die Online-Formulare (A1 - A5) und die Antragsformulare (B1/B2) aussehen und welche Informationen hineingehören
  • welche formalen Kriterien zu beachten sind (Schriftgröße, Seitenanzahl, etc.)
  • wie die elektronische Einreichung funktioniert
  • wie das Budget berechnet wird (direkte Kosten, indirekte Kosten, nicht erstattungsfähige Kosten)
  • welche Kriterien bei der Evaluation eine Rolle spielen
  • welche zusätzlichen Dokumente ("Ethics Self-Assessment", "PhD certificate", "Host Support Letter") hochgeladen werden müssen

Vorlagen/Templates B1 und B2: Bitte beachten Sie, dass die Verwendung der Templates obligatorisch ist!

Bitte stellen Sie sicher, dass Sie über die jeweils aktuellste Version dieser Dokumente verfügen! (Participant Portal).

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Wo finde ich Kurzprofile erfolgreicher ERC-Anträge zur besseren Orientierung?

Der ERC hat auf seiner Webseite die Sektion "Funded Projects" eingerichtet. Hier finden Sie alle Projektlisten sowie Zahlen und Statistiken aller evaluierten Ausschreibungen. Zudem können Sie in der Datenbank nach Förderlinie, Jahr, Land der Gasteinrichtung und Evaluierungspanel (z. B. "SH2", "LS8") suchen. In dem freien Textfeld können Sie auch Stichworte Ihrer Disziplin eingeben, sodass Sie Projekte angezeigt bekommen, die in Ihrem Bereich gefördert wurden.

Neben den Eckdaten des Projekts bekommen Sie in der Regel auch eine Kurzbeschreibung (Abstract) angezeigt.

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Wie hoch sind die Erfolgsquoten?

Alle Erfolgsquoten und Antragszahlen der einzelnen ERC-Förderlinien finden Sie mit den aktuellen Zahlen auf den Seiten des ERC

In den vergangenen Jahren lagen die Erfolgsquoten bei den Starting, Consolidator und Advanced Grants zwischen 9%-15% europaweit.

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Ist das Zeitfenster von 2 - 7 und 7 - 12 Jahren nach PhD ein hartes Kriterium?

Ja, das für die Antragsberechtigung in der Starting Grant-Förderlinie vorgegebene Zeitfenster von 2 bis 7 Jahren und Consolidator Grant-Förderlinie vorgegebene Zeitfenster von 7 bis 12 Jahren nach der Promotion ist ein hartes Kriterium. Bei den Advanced Grants gibt es keine Vorgaben zu akademischen Titeln.

Relevant ist das Datum an dem der Doktorgrad offiziell verliehen wurde (i.d.R. Datum auf der Promotionsurkunde) in Relation zu einem festen Stichtag. Für die Ausschreibungen 2017 gilt der Stichtag 1. Januar 2017 - auf den Tag genau.

Für Mediziner/innen gibt es gesonderte Regeln (s. u.).

Für folgende Zeiten kann das Zeitfenster verlängert werden:

  • Elternzeit für nach oder vor der Promotion geborene Kinder (Frauen: automatisch 18 Monate Verlängerung pro Kind / Männer: tatsächlich genommene Elternzeit)
  • Lange Krankheit über 90 Tage nach der Promotion
  • Lange Krankheit naher Angehöriger (Kind, Ehepartner, Eltern, Geschwister) nach der Promotion
  • Wehrdienstzeit oder klinische Weiterbildung ("clinical qualification") nach der Promotion

Alle Ausnahmefälle müssen durch offizielle Bescheinigungen nachgewiesen werden.

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Sind Mediziner/innen antragsberechtigt?

Bei den ERC Starting Grants und Consolidator Grants ist ein PhD oder ein äquivalenter Titel Voraussetzung für die Antragstellung. Ein medizinischer Doktorgrad (MD oder "Dr. med.") wird nicht als PhD-Äquivalent anerkannt. Daher müssen Mediziner/innen, die keinen zusätzlichen PhD haben, zusätzlich zum medizinischen Doktorgrad einen Nachweis erbringen über eine Position, die einen PhD-äquivalenten Titel erfordert (z. B. "Post-Doc-Fellowship", Professur). In diesen Fällen wird das Zeitfenster zwei Jahre nach hinten verschoben. Es gilt dann also: für Starting Grants: 4 - 9 Jahre nach Erhalt des Dr. med. bzw. MD und 9 - 14 Jahre für die Consolidator Grants.

Bei einem zusätzlichen Doktorgrad in einem anderen Fach (PhD), gilt der früher erworbene Titel zur Berechnung des Zeitfensters, wenn dieser antragsberechtigt macht. Der MD/Dr.med. macht aber nur dann antragsberechtigt, wenn danach ein Post-Doc-Fellowship oder ähnliches erworben wurde (s. oben).

Der Nachweis von Forschungserfahrung (insbesondere: "peer-reviewed publications") im Lebenslauf ist in jedem Fall erforderlich.

Die Regeln zur PhD-Äquivalenz sind Teil des jeweiligen Arbeitsprogramms (im Arbeitsprogramms 2016 ab Seite 55).

Dokumentierte Ausnahmezeiten, die das Zeitfenster erweitern sind selbstverständlich auch für Mediziner/innen möglich, z.B. Elternzeit, lange Krankheit oder Klinische Ausbildung. Abgesehen von den Kindererziehungszeiten, gelten diese allerdings erst nach dem "PhD oder äquivalenten Titel", dies ist dann das MD-Datum + 2 Jahre.

Zurück zum Seitenanfang Bei den ERCAdvanced Grants gibt es keinerlei Vorschriften zu akademischen Titeln, hier können sich also auch Kandidaten mit Dr. med. problemlos bewerben.


Können sich auch Professor/innen auf einen StG oder CoG bewerben?

Ja, auch Professor/innen können sich für einen ERC Starting Grant bzw. Consolidator Grants bewerben, solange sie in das Zeitfenster von 2-7 Jahren bzw. 7-12 Jahren nach Promotion fallen.

Darüber hinaus wird erwartet, dass der ERC-Grant einen entscheidenden Beitrag zur Konsolidierung der wissenschaftlichen Unabhängigkeit des Principal Investigators leisten kann. Dies ist Teil der Evaluierungskriterien.

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Wird meine Anonymität bei der Veröffentlichung von Ergebnissen vom ERC gewahrt?

Auf dem online auszufüllenden A1-Formular können Sie ankreuzen, ob Sie einverstanden sind, dass Ihr Name veröffentlicht wird oder ob Sie anonym bleiben möchten. Der Text lautet: "I allow the ERC to publish my name as well as my proposal's title and acronym in case my proposal is retained for step 2 of the evaluation process."

In der Regel veröffentlicht der ERC nur die Namen der tatsächlich erfolgreichen Projekte.

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Kann ich eine/n "Co-Investigator" in das Projekt integrieren?

Nein. Bei den Starting Grants, Consolidator Grants und den Advanced Grants gibt es diese Möglichkeit nicht (mehr). Neben dem/der PI sind also nur "Team Member" im Projekt tätig.

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Können bei Proof of Concept auch Ideen aus dem Bereich Sozial,- Wirtschafts- und Geisteswissenschaften gefördert werden?

Die Förderung steht grundsätzlich ERC-Projekten aus allen Fachbereichen offen: So kann auch die Umsetzung innovativer Ideen im öffentlichen und nichtkommerziellen Bereich gefördert werden, etwa wenn es um die Lösung sozialer Probleme oder um die Verwirklichung von Umweltschutzzielen geht. Bei solch spezifischen Proof of Concept-Projekten muss allerdings ein gesamtgesellschaftlicher oder sogar ein volkswirtschaftlicher Nutzen deutlich erkennbar sein. Die Förderung klassischer Fachkonferenzen sieht der ERC mit diesem Instrument beispielsweise nicht vor.

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Können Personal-, Fertigungs- und Materialkosten für den Bau eines Prototyps im Rahmen eines Proof of Concept (PoC) Grants gefördert werden?

Der Bau von Prototypen im Rahmen eines PoC-Projekts ist eine häufige Praxis. Wenn dieser Prototyp Teil der Machbarkeitsstudie des Projekts ist, können auch die Kosten beantragt werden. Ein Prototyp kann somit aber immer nur ein Teil des Projekts sein und nicht dessen Hauptergebnis. Der Schwerpunkt des Projekts sollte auf den Lücken des Business-Plans liegen.

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Wer berät mich bei der Antragstellung?

Die Nationale Kontaktstelle ERC beantwortet alle Ihre Fragen per E-Mail und Telefon. In Zusammenarbeit mit Gasteinrichtungen in Deutschland bieten wir spezielle Workshops zum ERC und zur Antragstellung an.

Zudem gibt es an größeren Universitäten und Forschungseinrichtungen in der Regel EU-Referentinnen und EU-Referenten, die Sie bei der Antragstellung unterstützen.

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Wie funktioniert die Antragsdurchsicht der NKS ERC?

Sie senden uns (einige Wochen vor der Deadline) Ihren Antragsentwurf zu. Dieser sollte, um eine umfassende Beratung gewährleisten, bereits aus den drei folgenden Teilen bestehen.

1. Abstract, 2. Informationen zur Person, 3. Informationen zum Projekt. Bitte nutzen Sie bereits die vorgegeben Templates. Der Antrag sollte möglichst vollständig sein.

Nach Antragsdurchsicht bekommen Sie Feedback von der NKS ERC, entweder telefonisch oder per E-Mail.

Vor der Antragstellung und Kontaktaufnahme mit der NKS ERC sollten interessierte Forschende unbedingt mit ihrer Einrichtung und den zuständigen EU-Referent/innen Kontakt aufnehmen, damit auch die Unterstützung und Betreuung durch Ihre zukünftige Gasteinrichtung gesichert ist! Insbesondere bei Fragen der Budgetkalkulation müssen Sie Rücksprache mit der Einrichtung halten.

Zusätzlich sollten Sie sich von Kolleginnen oder Kollegen, die in einem angrenzenden wissenschaftlichen Bereich arbeiten, Feedback zu Ihrem Antrag holen.

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Antragstellung & Projektplanung


Kann ich meinen Antrag noch nach der Deadline zurückziehen?

Ja, dies ist möglich solange der Antrag noch nicht im Panel begutachtet wurde. Wenn Sie den Antrag zurückziehen wollen, müssen Sie einen gescannten Brief mit einer Unterschrift, der den Rückzug des Antrags verlangt, per E-Mail an die ausschreibungsspezifische Mailbox schicken. Die E-Mail muss spätestens einen Tag vor dem ersten Panel-Meeting eingegangen sein. Der/die Antragstellende wird eine Eingangsbestätigung der E-Mail bekommen, um den Rückzug zu bestätigen. Weitere Informationen finden Sie im Leitfaden für Antragstellende (Information for Applicants).

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Muss/Kann ich meine eigene Stelle aus dem Grant finanzieren?

Es ist möglich, das Gehalt für die Stelle der/des Principal Investigators (PI) mit zu beantragen, auch wenn er/sie bereits eine Stelle an der Einrichtung inne hat. Dabei muss der Prozentsatz berücksichtigt werden, zu dem im Projekt gearbeitet wird. Arbeitet die/der PI zum Beispiel nur mit 50 % seiner Arbeitszeit für das Projekt, kann er/sie auch nur 50 % des Gehalts aus dem ERC-Grant finanzieren.

Wenn die Einrichtung das Gehalt der/des PI über die ganze Laufzeit des Projektes trägt, sollte dies im Bereich "B2 Resources" angegeben werden. Die Antragstellenden müssen in jedem Fall sicherstellen, dass sie die geforderte Arbeitszeit (mindestens 50 % bei den Starting , mindestens 40% bei den Consolidator und mindestens 30 % bei den Advanced Grants) für das Projekt aufbringen können, auch wenn sie ihr Gehalt nicht aus dem Grant beziehen. Alle PI müssen mindestens 50% seiner/ihrer Arbeitszeit in einem EU-Mitgliedstaat oder assoziierten Staat verbringen.

Prinzipiell wird es positiv gesehen, wenn sich die Einrichtung für den Antragstellenden/die Antragstellende engagiert. Wenn die Stelle, besondere Ausstattung oder andere Unterstützungsleistungen (z. B. auch Zusagen zur Weiterbeschäftigung nach Ablauf des Projekts) zugesichert wurden, sollte dies auch im Antrag kommuniziert werden.

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Kann ich den Abstract von A1 (online) nach B1 (Template) kopieren?

Ja, es ist möglich hier den identischen Text zu nutzen, es darf aber auch Unterscheidungen geben. Der B1-Teil wird den Gutachter/innen vorgelegt und der Abstract auf dem Deckblatt ist vermutlich das Erste, das gelesen wird. Der A1-Teil dient zur ersten Einordnung des Projekts durch die Administration sowie zur Rekrutierung von externen Gutachter/innen in Stufe 2 der Evaluierung. Daher sollten hier keine vertraulichen Informationen enthalten sein. Sonderzeichen sind hier zu vermeiden. Sowohl in A1 als auch in B1 sind 2000 Zeichen für den Abstract erlaubt.

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Zählen Literaturangaben mit zur Seitenbegrenzung?

Nein. Seit der Ausschreibungsrunde 2016 werden Literaturangaben im B1-Teil und im B2-Teil nicht mehr zur Seitenbegrenzung dazu gezählt. Die Literaturangaben können also über die 5 Seiten (B1) oder 15 Seiten (B2) hinausgehen.

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Müssen alle Urkunden und Bescheinigungen ins Englische übersetzt werden?

Nein. Alle dem Antrag hinzugefügten Dokumente (z. B. Promotionsurkunde, Belege zur Verlängerung des Zeitfensters, Genehmigungen von Ethikgremien) dürfen in einer der 24 offiziellen Amts- und Arbeitssprachen der EU verfasst sein. Dokumente in anderen Sprachen muss eine zertifizierte englische Übersetzung beigefügt werden. Promotionsurkunden in Latein werden in der Regel akzeptiert.

Eine Liste der offiziellen EU-Sprachen finden Sie hier.

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In welcher Sprache muss der Antrag geschrieben werden?

Grundsätzlich kann der Projektantrag in jeder der Amtssprachen der EU gestellt werden. Da jedoch die Arbeitssprache der Begutachtungspanels Englisch ist, sollte der Antrag unbedingt auf Englisch formuliert sein. Die im elektronischen Einreichungssystem der Europäischen Kommission online zu bearbeitenden Verwaltungsformulare (A-Teile) müssen auf jeden Fall in Englisch ausgefüllt werden.

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Was gehört in eine Funding ID?

Die Funding ID dient der Absicherung, dass sich im Falle einer erfolgreichen Antragstellung keine thematischen oder finanziellen Überschneidungen mit anderen Projekten der/des PI ergeben. Um den Eindruck einer möglichen Doppelförderung zu vermeiden und klarzustellen, dass die/der PI genügend Zeit für das Projekt aufwenden wird, sollten hier alle derzeitigen und zukünftigen Grants, Projekte etc. aufgeführt werden, die in diesem Zusammenhang relevant sind. Folgende Informationen müssen angegeben werden:

  • Projekttitel
  • Förderer
  • Fördersumme (in Euro)
  • Laufzeit
  • Rolle des/der PI
  • Inhalticher Bezug zum ERC-Antrag

In den Bereich der Starting Grants und Consolidator Grants erwartet der ERC, dass die/der PI mindestens 50 % (StG) bzw. 40% (CoG) der Arbeitszeit auf das Projekt verwendet.  

Bei den Advanced Grants wird ein Zeitaufwand von mindestens 30 % der gesamten Arbeitszeit erwartet.

Beim StG, CoG und AvG müssen mindestens 50 % der Arbeitszeit zudem in Europa oder in einem mit dem Rahmenprogramm assoziierten Staat verbracht werden.

Antragstellende sollten im CV als Referenz auch bereits abgeschlossene Projekte, angeben. Eine Unterscheidung beider Kategorien ist sinnvoll.

Für die Funding ID gibt es eine Vorlage im B1-Template. Die Funding ID hat keine Seitenbegrenzung und zählt nicht in die Seitenbegrenzung des B1-Teils hinein.

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Wie wird das Budget eines Calls zwischen den Themenbereichen verteilt?

Für die Starting, Consolidator und Advanced Grant Ausschreibungen wird das Budget proportional zu den eingereichten Anträgen in den einzelnen Panels verteilt.

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Wo liegen die Unterschiede zwischen "Host Institution" und "Additional Organisations"?

Grundsätzlich: Bei der "Host Institution" handelt es sich um die Einrichtung, an der der Principal Investigator eines ERC-Projektes angesiedelt ist. "Additional Organisations" sind Einrichtungen, deren Beitrag wissenschaftlich so relevant ist, dass sie am Projekt beteiligt werden müssen.

"Additional Organisations" sollten nur solche Einrichtungen sein, die auch von der ERC-Projektförderung profitieren sollen (keine losen Kooperationspartner). Die Aufnahme einer weiteren Einrichtung sollte für die Projektdurchführung von hohem Nutzen sein und unbedingt begründet werden (z. B. durch die eingebrachte Expertise des Teammitglieds oder die Nutzung von notwendigen Geräten). Ihr wissenschaftlicher Mehrwert für das Projekt muss im Antrag plausibel dargestellt werden und ein A2-Formular durch das zweite Institut ausgefüllt werden.

Der "Commitment Letter of the Host Institution" muss nur von der tatsächlichen Host Institution unterschrieben werden, nicht von den Additional Organisations.

Auch während der Projektlaufzeiten kann eine zusätzliche Einrichtung in das Projekt eingebracht werden. Hierzu ist eine formelle Vertragsänderung notwendig. 

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Was ist ein PIC?

Einen "Participant Identification Code" (PIC) hat jede Einrichtung, die bereits am Rahmenprogramm teilgenommen hat. Hierüber wird die Einrichtung eindeutig identifiziert und die korrekten administrativen Daten werden automatisch bei der Antragstellung geladen.

In der Regel kann Ihnen die Verwaltung Ihrer Gasteinrichtung (EU-Referat) diese Nummer sofort mitteilen und Ihnen beim Ausfüllen der elektronischen Formulare helfen.

Einrichtungen, die noch nicht am Rahmenprogramm teilgenommen haben, müssen einen PIC beantragen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/organisations/register.html

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Muss ich die Gasteinrichtung im Antrag beschreiben?

Die Qualität der Gasteinrichtung ist kein Evaluierungskriterium. Folgende Punkte können allerdings in den passenden Bereichen des Antrags, insbesondere im Bereich "Resources" (B2) aufgezeigt werden und gegebenenfalls für den "Gesamteindruck" bzw. die Bewertung der Durchführbarkeit des Projektes zählen:

  • die zur Verfügung gestellte Infrastruktur
  • mögliche finanzielle Beteiligung am Projekt und sonstige Unterstützung der/des PI
  • bestehende Kooperationen mit anderen Universitäten, Forschungseinrichtungen und Forschungsbereichen, die dem/der PI gegebenenfalls intellektuelle Unterstützung für das Projekt geben können

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Welche Vorgaben gibt es in Bezug auf das Projektteam?

Es gibt keine Vorgaben in Bezug auf die Größe eines ERC-Teams. Die Budgetvorgaben des ERC sollten bei der Ressourcenplanung berücksichtigt werden. Zudem sollte die Teamgröße den Projektzielen angemessen sein. Es ist auch möglich, als Principal Investigator ein ERC-Projekt allein durchzuführen. Die Zusammensetzung des Teams muss den wissenschaftlichen Zielsetzungen des Projektes entsprechen. In der Regel wird das Team aus einer/einem Principal Investigator und weiteren Teammitgliedern bestehen, die an der gleichen Institution tätig sind und bereits zum Zeitpunkt der Antragstellung an der Gastinstitution angestellt sein können.

Die Teammitglieder können jede Nationalität, jedes Alter und jeden Status haben; somit können auch Mitarbeiter/innen ohne Doktortitel (wie etwa Labortechniker/innen oder Doktoranden/innen) in das Team integriert werden. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, dass einzelne Forschende aus anderen Einrichtungen (gegebenenfalls auch in Drittstaaten) in das Team integriert werden. Über die Zulässigkeit einer solchen Teamstruktur bzw. die Förderung dieser externen Teammitglieder entscheiden die Gutachter/innen während der Begutachtung.

Teammitglieder können bei der Antragstellung bereits namentlich benannt werden - dies ist aber keine zwingende Voraussetzung. Kompetenz- und Aufgabenprofile potentieller Teammitglieder sollten hingegen – unabhängig von konkreten Personen – auf jeden Fall im Antrag dargestellt werden. Bei der Begutachtung werden die Person des Principal Investigators und das Forschungsprojekt bewertet - nicht aber konkret benannte Teammitglieder. Die eingeworbenen Stellen für Teammitglieder können nach der Bewilligung gemäß den Regeln der Gasteinrichtung ausgeschrieben werden.

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Unterstützt der ERC die Suche nach Teammitgliedern für ERC-Projekte aus Drittstaaten?

Der ERC hat ein “Implemention Agreement” mit ausgewählten Drittstaaten geschlossen. Wenn ein/e PI Interesse signalisiert, können Nachwuchswissenschaftler/Innen über nationale Forschungsagenturen an bestehende ERC-Forschungsgruppen vermittelt werden. Die nationalen Agenturen wählen die Wissenschaftler/innen aus und finanzieren diese. Die Vereinbarung umfasst die Staaten USA, Korea, Argentinien, Japan, China, Südafrika und Mexico. Das ERC-Projekt muss noch mindestens 18 Monate laufen.

Weitere Informationen: http://erc.europa.eu/implementing-arrangements


Was bedeutet die Vorgabe, dass Antragstellende der Starting Grants normalerweise mindestens eine eigenständige Publikation vorweisen sollten?

Dieses Kriterium wird durch die wissenschaftlichen Panels bewertet und stellt kein hartes Ausschlusskriterium dar. Der ERC erkennt an, dass die Möglichkeiten von Wissenschaftler/innen, ohne Nennung des PhD-Supervisors zu publizieren, von Fachbereich zu Fachbereich unterschiedlich sind.

Bewertet wird letztendlich, ob Antragstellende das Potenzial zur unabhängigen Forschung haben oder nicht. Berücksichtigt wird dabei auch der Stand ihrer Karriere (Jahre nach PhD).

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Welche Nachweise sind nötig, um Elternzeiten zu belegen?

Für Mütter gilt:
Die Vorlage der Geburtsurkunde(n) für die vor bzw. nach der Promotion geborenen Kinder ist ausreichend. Es können jeweils pauschal 18 Monate pro Kind geltend gemacht werden.

Für Väter gilt:
Der Bewerbungszeitraum erhöht sich nur um die tatsächlich genommene Elternzeit. Dazu müssen Nachweise (Bescheinigung des Arbeitgebers bzw. der Krankenversicherung etc.) der tatsächlich genommen Elternzeit für vor bzw. nach der Promotion geborene Kinder vorgelegt werden.

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Wie viel Zeit muss ich auf mein Projekt verwenden?

Ob der/die PI in der Lage ist, die Anforderungen an den Mindestzeitaufwand zu erfüllen, wird von den Panels bewertet! In allen Förderlinien sollte daher die angemessene aktive Beteiligung der/des Antragstellenden am beantragten Projekt klar aus den Anträgen hervorgehen und jede Unklarheit vermieden werden.

Starting Grants
Von Antragsstellenden wird erwartet, dass sie für ihr ERC-Projekt mindestens 50 % ihrer Arbeitszeit aufbringen. Gleichzeitig sollen sie wenigstens 50% ihrer gesamten Arbeitszeit in Europa (Mitgliedstaaten und an das Rahmenprogramm assoziierte Staaten) verbringen.

Consolidator Grants
Von Antragsstellenden wird erwartet, dass sie für ihr ERC-Projekt mindestens 40%  ihrer Arbeitszeit aufbringen. Gleichzeitig sollen sie wenigstens 50% ihrer gesamten Arbeitszeit in Europa (Mitgliedstaaten und an das Rahmenprogramm assoziierte Staaten) verbringen.

Advanced Grants
Die PI's müssen mindestens 30 % ihrer Arbeitszeit für das ERC-Projekt aufbringen. Gleichzeitig sollen sie wenigstens 50 % ihrer gesamten Arbeitszeit in Europa (Mitgliedstaaten und an das Rahmenprogramm assoziierte Staaten) verbringen.

Hintergrund:
Die ERC-Förderung ist personengebunden und erfordert daher auch einen maßgeblichen Beitrag des/der PI. Der ERC sucht aktive WissenschaftlerInnen, die das Projekt nicht nur leiten sondern auch in angemessenem Maße in die Forschung involviert sind. Aus dem Antrag sollte hervorgehen, dass das zukünftige ERC-Projekt das Hauptinteresse des/der PI in den kommenden Jahren sein wird.

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Kann der Principal Investigator bereits zum Zeitpunkt der Antragstellung an der Gastinstitution eingestellt sein?

Ja, der Principal Investigator kann bereits an der Institution beschäftigt sein, an der die Forschergruppe auf-/ausgebaut werden soll. Dies ist aber keine Voraussetzung für eine Bewerbung. Die Gasteinrichtung bescheinigt mit dem Commitment Letter bei Antragstellung, dass der/die PI mindestens für die Dauer des Projektes an der Einrichtung beschäftigt wird.

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Was sind Ethical Issues?

Bei den Ethical Issues geht es nicht nur um Tierversuche und Stammzellforschung, sondern eine ganze Reihe weiterer ethischer Aspekte, die gegebenenfalls bei deutschen Förderern nicht relevant sind. Es wird z. B. abgefragt, ob die Ergebnisse dieser Forschung für militärische oder terroristische Zwecke verwendet werden könnten (dual use). Bei sozialwissenschaftlichen Projekten ergeben sich häufig ethische Fragen, wenn personenbezogene Daten erhoben werden oder mit Kindern/Jugendlichen gearbeitet wird.

Antragstellende aller Fachrichtungen müssen die "Ethical Issues Table" in Abschnitt 4 des Online-Formulars ausfüllen. An den betreffenden Stellen muss Ja/Nein angekreuzt werden und auf die entsprechende Seite im Antragsbereich B2 verwiesen werden.

Sobald eine Frage mit "Ja" beantwortet wird, muss ein Ethical Self Assessment formuliert werden, in dem erklärt wird, wie mit ethischen Problemen im Projekt umgegangen wird. Für das Ethical Self Assessment gibt es keine offizielle Vorlage. Der/Die Antragstellende lädt ein eigenes Dokument im Participant Portal hoch, das mit "Ethics Self Assessment" betitelt wird und auch in der Kopfzeile Name und Akronym enthalten sollte. Im Dokument soll der Umgang mit ethischen Aspekten im Forschungsprojekt beschrieben werden, sowie die erforderlichen Genehmigungen genannt werden.

Bereits zur Antragstellung vorliegende Dokumente (z. B. Erlaubnis zur Durchführung von Experimenten) sollten mit eingereicht werden. Andernfalls sollte im Ethics Self Assessment beschrieben werden, welche Dokumente zu welchem Zeitpunkt nachgereicht werden können. Sollte das Projekt zur Förderung empfohlen werden, wird eine gesonderte Ethik-Prüfung vorgenommen, für die dann gegebenenfalls weitere Dokumente nachgereicht werden müssen. Dazu wird die/der Forschende dann explizit aufgefordert.

Anleitung zum Ausfüllen des "Ethics Self-Assesment"

Link im Participant Portal: http://ec.europa.eu/research/participants/docs/h2020-funding-guide/cross-cutting-issues/ethics_en.htm
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Wann ist mit den Ausschreibungen unter dem Arbeitsprogramm 2017 zu rechnen?

Voraussichtlich wird Mitte Juli 2016 das neue Arbeitsprogramm (ERC Work Programme 2017) veröffentlicht. Es ist davon auszugehen, dass der ERC erneut die Starting, Consolidator und Advanced Grants sowie die Proof-of-Concept Grants ausschreibt.

Die Einreichungsfristen sind voraussichtlich ähnlich wie im Vorjahr:

  • Starting Grants: Mitte Oktober 2016
  • Consolidator Grants: Anfang Februar 2017
  • Advanced Grants: Ende August 2017

Der Stichtag zur Berechnung der Zeitfenster bei den Starting Grants (2-7 Jahre nach PhD) und Consolidator Grants (7-12 Jahre nach PhD) wird voraussichtlich der 1. Januar 2017 sein.

Die Ausschreibungen werden meist 3-4 Monate vorher veröffentlicht. Da die Ausschreibungen themenoffen sind und sich an den Antragsmodalitäten vermutlich wenig ändert, können Antragstellende jederzeit beginnen, ihren Antrag vorzubereiten. Bitte überprüfen Sie jedoch nach Erscheinen der Ausschreibung, ob es Änderungen gegeben hat.

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Evaluierung und Wiedereinreichung


Wie wähle ich das richtige Evaluierungspanel (StG, CoG, AdG)?

Sie sollten das Panel wählen, in dem der thematische Schwerpunkt Ihres Projekts liegt. Bei der Einordnung können die Stichwörter helfen, die für jedes Panel angegeben sind (im Dokument "Information for Applicants"). Zur weiteren Orientierung haben Sie die Möglichkeit, sich die Listen der Panel-Mitglieder der vergangenen Ausschreibungen anzusehen.

Die Auswahl des richtigen Evaluierungspanels ist wichtig, da der Antrag in der Regel in dem Panel evaluiert wird, das Sie als "primary panel" im Antrag angeben. Nur in Ausnahmefällen wird der Antrag in ein anderes Panel weitergegeben. Sie haben die Möglichkeit, ein "secondary panel" anzugeben, wenn Sie meinen, dass es von Vorteil wäre, wenn auch Mitglieder aus einem anderen Panel den Antrag evaluieren.

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Proof of Concept: wer begutachtet die Anträge?

Die Anträge werden in einem internationalen "Peer-Review"-Verfahren von externen Gutachtern/innen evaluiert. Als Gutachter/innen dienen vor allem Vertreter/innen aus der Industrie, Ministerien oder öffentlichen Einrichtungen sowie Experten für Wissens- und Technologietransfer. Anders als bei den anderen ERC-Förderlinien handelt es sich um ein einstufiges Verfahren und ein Treffen des Begutachtungspanels findet nicht notwendigerweise statt. Die Anträge werden von einzelnen Gutachtern/innen in einem "pass/fail"-System bewertet, das sich auf jedes einzelne Begutachtungskriterium bezieht. Neben dem Begutachtungskriterium „Exzellenz“ (in diesem Fall Innovationspotential), Wirkung sowie Qualität und Effizienz der Implementierung (Qualität des Proof of Concept Plans) bewertet. Um gefördert zu werden, muss ein Projekt von der Mehrheit der Gutachter/innen eine "pass"-Bewertung für jedes der Kriterien erhalten haben.

Gutachter-Listen

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Können Gutachter ausgeschlossen werden?

Ja, man kann bis zu drei Personen als Gutachter/innen für den eigenen Antrag ausschließen. Hierzu kann in den A-Formularen der Name, die Einrichtung und gegebenenfalls eine Webseite der betreffenden Person/en angegeben werden. Ein solcher Antrag auf Ausschluss wird von der Exekutivagentur des ERC vertraulich behandelt und geprüft.

Genauere Informationen finden sich in den begleitenden Dokumenten der jeweiligen Ausschreibung ("ERC Rules for Submission and Evaluation").

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Wie lange dauert das Begutachtungsverfahren?

Nach Ende der Einreichungsfrist dauert es bei den Starting und Consolidator Grants etwa neun bis zehn Monate bis die Begutachtung vollständig abgeschlossen ist. Die Phase der Vertragsvorbereitung (Grant Preparation) kann im Anschluss nochmals mehrere Wochen dauern - je nach Klärungsbedarf auf Seiten der Gasteinrichtung, des PI oder der ERC-Exekutivagentur. Wenn kein Start-Datum im Vertrag angegeben wird, startet das Projekt zum nächsten 1. nach Unterzeichnung des Grant Agreements (Finanzhilfevereinbarung). Es ist möglich, ein späteres Datum anzugeben, wenn dies von der ERC-Exekutivagentur akzeptiert wird. In der Regel sollte das Projekt spätestens sechs Monate nach der Einladung zur Vertragsvorbereitung starten.

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Welche Rolle spielt bei StG und CoG das Interview?

Innerhalb der zweiten Begutachtungsstufe finden Interviews mit den erfolgreichen Antragstellenden der ersten Begutachtungsphase statt, die von den jeweils zuständigen Panels (oder Sub-Panels) in Brüssel durchgeführt werden.

In der Regel dauern diese Interviews 25 Minuten, von denen die ersten 5 bis 15 Minuten für eine Präsentation des Forschungsvorhabens durch den Principal Investigator vorgesehen sind. Die verbleibende Zeit ist für die Fragen des Panels eingeplant. Die Zeitvorgaben für die Präsentation werden strikt gehandhabt. Die Interviewergebnisse fließen zusätzlich zu den Einzelgutachten in die Gesamtbewertung ein und haben daher eine bedeutende Auswirkung auf die Position der Anträge auf der Rangliste des jeweiligen Panels.

Als Vorbereitung auf das Interview bietet die NKS ERC spezielle Trainings für Bewerber/innen um einen Starting/Consolidator Grant an.

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In welchen Fällen kann ich nach einer Ablehnung im nächsten Jahr wieder einreichen?

Ab 2016 gilt: 

  • wer unter den Arbeitsprogrammen 2014 und 2015 mit einem "C" bewertet wurde, darf keine Antrag 2016 einreichen.
  • wer in der ersten Stufe mit einem "B" beurteilt wird, muss ein Jahr pausieren
  • Antragstellende, die es in die zweite Stufe geschafft haben,  können direkt wieder einreichen (A oder B-Note aus Stufe 2) 

Es ist nur eine Bewerbung beim ERC pro Jahr (Förderlinien-übergreifend) möglich. Es darf nur ein ERC-Grant pro Wissenschaftler/in zur gleichen Zeit aktiv sein. Das Thema des Antrags (gleich/ähnlich/anders als im Vorjahr) ist für die Frage der Wiedereinreichung nicht relevant.

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Ist man nach einer Ablehnung mit Note B oder C nur für die aktuelle Förderlinie (z.B. Starting Grant) gesperrt?

Nein, die Ablehnung gilt für eine Antragstellung in allen Förderlinien.

Ein Antragsteller im Bereich Starting Grant, der 7 Jahre nach PhD ist und ein C erhält, muss 2 Jahre aussetzen bevor er wieder beim ERC einreichen darf. Er kann nicht direkt im darauffolgenden Jahr einen Consolidator Grants einreichen. Im dritten Jahr ist der dann erst wieder antragsberechtigt in den Consolidator Grants.


Kann ich mich erneut bewerben, wenn mein Grant zu Ende geht?

Wissenschaftler/innen, die bereits einen ERC-Grant erhalten haben, dürfen sich vor Ablauf des Projekts erneut bewerben. Voraussetzung ist, dass das bereits bestehende Projekt maximal zwei Jahre nach der Deadline zum neuen Aufruf endet. Maßgeblich ist dabei das Enddatum des bestehenden Vorhabens, wie es in der Zuwendungsvereinbarung (Grant Agreement) festgelegt ist. Für sie gelten die gleichen Regeln und das gleiche Auswahlverfahren wie für alle anderen Antragstellenden. Eine Person darf jedoch nicht zwei Grants auf einmal innehaben. Das heißt, das erste Projekt muss abgeschlossen sein, bevor das zweite beginnen kann.

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Kann ich gegen die Entscheidung des ERC Einspruch einlegen?

Ja. Es besteht die Möglichkeit, dass der/die PI oder die betreffende Gastinstitution innerhalb eines Monats nach Erhalt eines negativen Bescheids ein Verfahren einleitet. Dies kann jedoch nur angewandt werden, wenn die Zweifel an der Richtigkeit des Ergebnisses auf ein formelles Versäumnis der Evaluation zurückzuführen sind, nicht jedoch wenn die inhaltlichen Beurteilungen oder die Qualifikation der Gutachter angezweifelt werden.

Weitere Informationen dazu finden sich auch im jeweiligen Leitfaden für Antragstellende, siehe Dokumente

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Finanzielle und rechtliche Regelungen


Wie werden direkte und indirekte Kosten berechnet?

Beim ERC können 100 % der erstattungsfähigen direkten Kosten beantragt werden. Diese sind dem Projekt direkt zuordenbar (z. B. Personal, Ausstattung, Verbrauchsgüter, Reisen).

Als Pauschale für die indirekte Kosten können 25 % der direkten Kosten veranschlagt werden (nach Abzug der Kosten für Unterauftragnehmer sowie der Kosten für Ressourcen, die von Dritten zur Verfügung gestellt und nicht in den Einrichtungen des Zuwendungsempfängers verwendet werden).

Indirekte Kosten sind dem Projekt nicht direkt zuordenbar (z. B. Miete, Heizung, feste Ausstattung, Versicherung) und müssen nicht einzeln nachgewiesen werden. Direkte und Indirekte Kosten ergeben die Gesamtkosten des Antrags. Zusammen dürfen sie nicht die maximal zu beantragende Summe übersteigen.

Zu den nicht erstattungsfähigen Kosten gehören beispielsweise Umtauschverluste.

Für mehr Informationen zu diesem Thema konsultieren Sie bitte den Information for Applicants sowie die Guides for Grant Holder I und II (unter: Dokumente).

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Welche Art von Konto muss meine Gasteinrichtung für die Verwaltung des Grants einrichten?

Für Projekte unter Horizont 2020 müssen keine zinsbringenden Konten mehr eingerichtet werden.

Aufgrund der Änderung der EU-Haushaltsordnung müssen für Projekte, deren Finanzhilfevereinbarung ab dem 1. Januar 2013 unterzeichnet wird, keine zinsbringenden Konten mehr eröffnet werden (Erwägungsgrund Nr. 8 der neuen EU-Haushaltsordnung).

In bereits laufenden Projekten aus dem 7. Forschungsrahmenprogramm müssen koordinierende Einrichtungen (bzw. ERC-Gasteinrichtungen) nur bis zum 31. Dezember 2012 Zinsen, die auf den Betrag der Vorfinanzierung anfallen, deklarieren. Ab dem 1. Januar 2013 müssen auch in bereits laufenden Projekten keine Zinsen mehr deklariert werden. Sollten dennoch weiter Zinsen anfallen, können diese einbehalten werden. Sie müssen weder der Europäischen Kommission zurückgezahlt noch als Einnahmen im Form C deklariert werden. Eine Änderung der einzelnen Finanzhilfevereinbarung ist hierfür nicht erforderlich.

Diese Änderung beruht auf der Novellierung der EU-Haushaltsordnung, die zum 1.1.2013 in Kraft getreten ist. (Erwägungsgrund Nr. 8 der neuen EU-Haushaltsordnung).

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Muss ich regelmäßige Prüfungsbescheinigungen (Audits) in meine Finanzplanung mit einbeziehen?

Ja, diese Kosten sollten mit eingeplant werden.

Projekte des 7. Forschungsrahmenprogramms (2007 - 2013):
Prüfbescheinigungen ("Audits") werden fällig, sobald die von der EU ausgezahlten Zuwendungen an eine Einrichtung die Summe von 375.000 Euro erreichen oder übersteigen. Die Prüfbescheinigung muss dann zusammen mit dem Finanzbericht für den abgeschlossenen Berichtszeitraum eingereicht werden, in dem diese Grenze erreicht wurde.

Projekte unter Horizont 2020 (2014 - 2020):
Eine Prüfbescheinigung ("Audit") wird nur einmal zu Projektende fällig, wenn die von der EU ausgezahlten Zuwendungen an eine Einrichtung die Summe von 325.000 Euro erreichen oder übersteigen (bei ERC-Projekten in der Regel der Fall). Die Prüfbescheinigung muss zusammen mit dem Abschlussbericht eingereicht werden.

Die Kosten für diese Prüfungen können im Rahmen eines ERC-Grants auf zwei verschiedene Arten abgerechnet werden:

  • Extern: Sollte Ihre Einrichtung über keine interne Wirtschaftsprüfung verfügen, müssen externe Wirtschaftsprüfer beschäftigt werden. Die anfallenden Kosten werden als "Services" im Bereich "Other direct costs" aufgeführt und so abgerechnet.
  • Intern: Sollte Ihre Einrichtung über eine interne Wirtschaftsprüfung (Revision) verfügen, so werden die anfallenden Kosten in der Regel als Personalkosten abgerechnet.

Wichtig: Bitte konsultieren Sie im Vorfeld in jedem Fall Ihre Gasteinrichtung und erfragen Sie die Audit-Modalitäten.

Weitere allgemeine Hinweise zu Audits finden Sie auf: http://www.horizont2020.de/projekt-audit-zertifikate.htm

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Kann ich eine kostenneutrale Verlängerung des Projekts beantragen?

Ja, in Ausnahmefällen ist es möglich, die Laufzeit eines ERC-geförderten Projektes zu verlängern. Eine solche Verlängerung muss hauptsächlich wissenschaftlich begründet sein und durch eine Vertragsänderung (amendment) erfolgen.

Für die Beantragung einer Vertragsänderung gelten folgende Regeln:

  • Die Beantragung muss innerhalb der letzten 12 Monate der Projektlaufzeit erfolgen, jedoch nicht später als 6 Monate vor Projektende. Die Beantragung darf nicht vor dem wissenschaftlichen Zwischenbericht (scientific mid-term report) eingereicht werden.
  • Ein ERC-Projekt kann maximal um 12 Monate verlängert werden. Ausnahmen bestehen bei Elternzeiten.
  • Pro Grant kann nur einmal eine Projektverlängerung beantragt werden. Es ist nicht möglich, nach einer genehmigten Verlängerung eine weitere zu beantragen. Ausnahmen bestehen bei Elternzeiten.
  • Eine Verlängerung der Projektlaufzeit wirkt sich nicht auf das Projektbudget aus. Es werden über die in der Finanzhilfevereinbarung (Grant Agreement) festgelegten Projektmittel keine weiteren Mittel zur Verfügung gestellt.
  • Eine Verzögerung des Projektstarts oder Verzögerungen innerhalb der ersten Perioden der Projektlaufzeit führen nicht automatisch zu einer Verlängerung des Grants. Eine Verlängerung muss auch in solchen Fällen beantragt und begründet werden.

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Ist es von Vorteil, die maximale Fördersumme des ERC nicht komplett auszuschöpfen?

Nein, die Höhe der beantragten Fördersumme an sich hat keine Auswirkung auf die Begutachtung. Die beantragte Summe muss logisch aus den einzelnen Posten wie Personal, Verbrauchsmittel oder Reisekosten hervorgehen und realistisch sein. Diese Posten sollten erklärt werden, vor allem, wenn z. B. ein besonders teures Großgerät beantragt wird.

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Wann kann man Kosten beantragen, die über das reguläre Maximalbudget hinausgehen?

In allen drei Förderlinien kann man eine gewisse Summe über das reguläre Maximalbudget hinaus beantragen, wenn der/die PI anlässlich des ERC-Grants nach Europa zieht oder für das Projekt größere Geräte angeschafft werden müssen. Über die Notwendigkeit der (zusätzlich beantragten) Mittel entscheiden immer die Gutachterinnen und Gutachter im Einzelfall. Daher sollten die Kosten gut begründet werden.

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Wer verhandelt das Grant Agreement mit dem ERC?

Das Grant Agreement (Finanzhilfevereinbarung) wird zwischen der Gasteinrichtung und der Exekutivagentur des ERC verhandelt. Bei den Vertragsvorbereitungen kommt dem Principal Investigator insbesondere die Aufgabe zu, die Beschreibung und Durchführung des Forschungsvorhabens (Description of Action, DoA) in der Finanzhilfevereinbarung zu erstellen. Die entsprechenden Bestimmungen der Finanzhilfevereinbarung können in der ERC-Musterfinanzhilfevereinbarung (Model Grant Agreement) eingesehen werden (siehe Dokumente).
In der Regel geht der ERC davon aus, dass das Projekt so durchgeführt wird wie im Antrag angegeben.

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Welche Punkte sollten im Vorfeld mit der Gasteinrichtung abgesprochen werden?

Eine enge Absprache mit der Gasteinrichtung ist essentiell für einen reibungslosen Ablauf während der Antragsphase und der Projektlaufzeit. Im Vorfeld sollten unter anderem folgende Punkte besprochen werden:

  • Beantragung des eigenen Gehalts
  • Abschreibungsregeln für Geräte
  • Unterschrift für die Unterstützungserklärung (Commitment of the Host Institution)

Ansprechpartner/innen an deutschen Hochschulen sind hierfür die EU-Referenten/innen der jeweiligen Einrichtung. Sie können Ihre/n Ansprechpartner/in der Liste der EU-Referentinnen und Referenten an Hochschulen in Deutschland entnehmen.

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In welchem Fall benötige ich einen „Host Commitment Letter“?

Ihr Antrag ist nur dann zulässig, wenn Sie von Ihrer Gasteinrichtung einen „Host Commitment Letter“ beifügen. Darin erklärt sich die Einrichtung z.B. bereit, die notwendige Infrastruktur zur Verfügung zu stellen und sichert der/dem Principal Investigator die notwendige Unabhängigkeit zur Durchführung des Projektes zu. Nach Zusage des Grants muss ein „Supplementary Agreement“ zwischen Principal Investigator und Gasteinrichtung geschlossen werden.

Sind weitere Einrichtungen beteiligt ("Additional Institutions“) ist bei Antragstellung kein Support Letter oder Ähnliches notwendig. Die Verwaltung der betreffenden Einrichtung sollte aber dennoch frühzeitig in die Antragstellung involviert werden, auch um die Budgets korrekt zu berechnen. Es ist ratsam zwischen den beteiligten Einrichtungen rechtliche Vereinbarungen zu treffen. Hierzu gibt es aber keine Vorgaben vom ERC.

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Wie geht es nach der Antragsbewilligung weiter?

Die gesamte Administration der Vertragsvorbereitung („grant preparation“) wird über das Participant Portal abgewickelt. Die Kommunikation zwischen Grantee und European Research Council Executive Agency (ERCEA) bzw. dem Project Officer (PO) erfolgt zukünftig ebenfalls über das Portal. Nachrichten sind in „My Area“ unter „My Notifications“ abrufbar.

Das System ist derzeit noch nicht voll funktionsfähig, so dass die Korrespondenz sowie das Bereitstellen von Dokumenten auch via E-Mail möglich sind.

Im Falle einer Bewilligung erhalten der/die PI und die Kontaktperson der Gasteinrichtung per E-Mail ein Einladungsschreiben („Invitation letter“) bzw. einen Hinweis darauf, dass ein Einladungsschreiben im Participant Portal abrufbar ist.

Das Einladungsschreiben informiert über die einzureichenden Dokumente, die notwendigen Eingaben im Participant Portal, Ansprechpartner („Project Officer“) und den Zeitplan für die Vertragsvorbereitung („grant preparation“).

 

Das H2020 Online Manual erläutert das Verfahren und die technischen Schritte im Falle einer Bewilligung: http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/funding/reference_docs.html

( H2020 Grants Manual  -> Section on grant agreement preparation)

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Wie funktioniert die Vertragsunterzeichnung?

Die Vertragsunterzeichnung erfolgt ausschließlich online über das Participant Portal. Es muss kein Vertrag mit Originalunterschrift in Papierform eingereicht werden. Sobald die Vertragsvorbereitung abgeschlossen ist, werden Project Officer (PI) und Kontaktperson der Gasteinrichtung per E-Mail benachrichtigt. Eine entsprechende Benachrichtigung liegt ebenfalls im Participant Portal vor. Zuerst unterschreibt der/die Bevollmächtigte der Gasteinrichtung den Vertrag und abschließend der/die Vertreter/Vertreterin der Europäischen Kommission/ERCEA. Falls weitere Förderempfänger („additional institutions“) am Projekt beteiligt sind, werden diese anschließend aufgefordert, ein Beitrittsformular binnen 30 Tagen zu unterzeichnen.

 

Der folgende Link zu Vertragsunterzeichnung („Grant signature“) enthält auch Informationen zum Thema „digitale Signatur“: http://ec.europa.eu/research/participants/docs/h2020-funding-guide/grants/from-evaluation-to-grant-signature/grant-signature_en.htm

 

Jede an Horizont 2020 beteiligte Einrichtung muss einen Legal Entity Appointed Representative (LEAR) benennen. Dieser ist für die Europäische Kommission der Ansprechpartner in Bezug auf alle Fragen zum Rechtsstatus der Einrichtung. Ausführliche Informationen zu den Aufgaben und der Benennung des LEAR liefert das deutsche Horizont 2020 Portal: http://www.horizont2020.de/projekt-lear.htm

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Wie kommt Annex 1 des Grant Agreements zustande?

Die “Description of the Action” (DoA) bildet Annex 1 des “Grant Agreement”. Der Annex besteht aus zwei Teilen. Teil A wird automatisch anhand der Daten erstellt, die in den Online Formularen im Participant Portal eingegeben wurden. Darin enthalten ist die u.a. die Project Summary aus dem Antrag.

Für den ausformulierten Teil B der DoA werden die Antragsteile B1 und B2 zu einem Dokument zusammengeführt und in das „Participant Portal“ hochgeladen. Ein Leitfaden zur Erstellung des Dokuments wird mit dem Einladungsschreiben zur Vertragsvorbereitung („Grant Preparation“) bereitgestellt.

Link zum Leitfaden zur Erstellung „Description oft the Action“: http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/grants_manual/gap/doa/h2020-doa-ria-ia-csa_en.pdf

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Kann ich den Grant beim Wechsel an eine andere Einrichtung mitnehmen?

Ja, dies ist möglich. Der Wechsel muss begründet werden und die ERC Exekutivagentur muss diesem zustimmen.

Mögliche Gründe dafür sind z. B. ein Ruf an eine andere Einrichtung oder nicht eingehaltene Zusagen der Gasteinrichtung.  Das Projekt muss an der neuen Einrichtung genauso gut durchführbar sein wie an der alten. An der Gesamtfördersumme kann nichts geändert werden.

 Im Falle eines Transfers muss die ursprüngliche Gasteinrichtung alle verbleibenden Fördermittel an die neue Gasteinrichtung weiterleiten.

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Ist es erlaubt einen ERC Grant der StG-2014 oder CoG-2014 Ausschreibungen an eine Gasteinrichtung in der Schweiz mitzunehmen?

Nein, die Schweiz war bei den beiden ersten ERC-Ausschreibungen in Horizont 2020 nicht assoziiert. Daher können diese Grants auch nicht in die Schweiz transferiert werden.

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Was sind meine Pflichten als Principal Investigator bei der Durchführung des Projekts?

Mit der Annahme eines ERC Grants verpflichtet sich der Principal Investigator (PI) dazu, alle für die erfolgreiche Projektdurchführung notwendigen Schritte zu unternehmen. Insbesondere muss der/die PI zwei wissenschaftliche Berichte (Zwischen- und Abschlussbericht, im 30. bzw. 60. Monat der Projektlaufzeit) verfassen sowie die Verwaltung bei der Erstellung von vier Finanzberichten für die Exekutivagentur des ERC unterstützen (Monate 18, 36, 54 und 60). Die Berichte sind online über das Teilnehmerportal (Participant Portal) einzureichen.

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Kann ich als Principal Investigator mein eigenes Gehalt als Teamleiter/in finanziert bekommen?

Ja, das Gehalt des Principal Investigators (PI) kann entsprechend der tatsächlich für das ERC-Projekt angefallenen Arbeitszeit über den Grant finanziert werden. Eine Beantragung des vollen Gehaltes würde bedeuten, dass 100 % der Arbeitszeit des PI auf das ERC-Projekt verwendet werden muss. Ist dies nicht der Fall (kommen beispielsweise noch andere Tätigkeiten wie Lehre hinzu), darf auch nicht das volle Gehalt beantragt werden.

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Meine Stelle wird nicht über den ERC-Grant finanziert. Muss ich trotzdem Nachweise über meine für das ERC-Projekt aufgebrachte Arbeitszeit erbringen?

Hier gibt es keine eindeutige Regelung seitens der ERCEA. Der Guide for Grant Holders sagt hierzu folgendes: "Principal Investigators should (..) be able to provide evidence for the calculation of their time involvement and the time spent in the Member States and/or Associated countries." (S. 33/34). Aus diesem Grunde ist es prinzipiell ratsam, auch in diesen Fällen Timesheets zu führen.

Wenn ein/e PI 100 % seiner/ihrer Arbeitszeit auf das ERC-Projekt verwendet und es einen entsprechenden Arbeitsvertrag gibt, müssen keine Timesheets mehr geführt werden.

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In meinem Antrag habe ich angegeben, dass ich 100 % meiner Arbeitszeit auf das ERC-Projekt verwenden werde. Wegen anderer Aktivitäten muss ich meine Arbeitszeit verringern. Ist das möglich?

Ja, das ist möglich. Da diese Änderung aber das Resultat des Forschungsprojektes beeinflussen kann, wird die ERC Exekutivagentur in einem solchen Fall das Scientific Department konsultieren. Es ist möglich, dass ein Begutachtungspanel den Antrag erneut auf wissenschaftliche Durchführbarkeit prüft. Sollten die Gutachter/innen entscheiden, dass die wissenschaftliche Arbeit des Projekts mit einem geringeren Arbeitsaufwand des Principal Investigators nicht wie geplant durchgeführt werden kann, wird der Reduzierung nicht zugestimmt. In jedem Fall wird eine solche Änderungen oft zu einer Vertragsänderung der Finanzhilfevereinbarung (amendment to the Grant Agreement) führen.

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Ist es möglich, eine halbe Sekretariatsstelle für das Projektmanagement zu beantragen?

Prinzipiell können derartige Stellen über den ERC-Grant finanziert werden. Im Regelfall sollten Verwaltungs- und Sekretariatsstellen allerdings vom Overhead/den indirekten Kosten abgedeckt werden. Wenn die Sekretariatsarbeit aber direkt und ausschließlich dem Projekt zugeordnet werden kann, und wenn dieses Vorgehen mit den üblichen Management- und Abrechungsregelungen der Gasteinrichtung übereinstimmt, können diese Art Kosten als direkte Kosten abgerechnet werden.

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Können die Teammitglieder auch für Forschungszwecke an andere Einrichtungen entsandt werden?

Ja, Teammitglieder können zu Forschungszwecken an andere Einrichtungen entsandt werden. Gerade bei längeren Entsendungen sollte dies vorab im Antrag berücksichtigt werden. Darüber hinaus ist es möglich, Wissenschaftler/innen, die über die ganze Projektlaufzeit an einem anderen Ort ihren Sitz haben, als Teammitglieder zu integrieren. Dies sollte jedoch bei der Antragstellung ausdrücklich erläutert und begründet werden.

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Während meines Projektes werden erfahrene Forschende für eine kurze Zeit an unser Institut kommen. Können die Kosten für diese Aufenthalte über den ERC Grant finanziert werden?

Generell können Reisekosten nur in Bezug auf Teammitglieder des ERC-geförderten Projekts erstattet werden. Reisekosten für externe Experten können in der Kategorie "Other direct costs" abgerechnet werden; dies sollte in Annex I vorab dargelegt werden. Abgerechnet werden sollten Reisekosten nach den einrichtungsüblichen Vorgaben (z.B. Landesreisekostengesetz)

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Wie wird die Finanzierung von Gerätschaften bei ERC-Projekten gehandhabt?

Bei der Finanzierung von Geräten durch den ERC sind die an der jeweiligen Gasteinrichtung geltenden Abschreibungsregeln bzw. -sätze zu berücksichtigen. Vom ERC können normalerweise nur die während der Projektlaufzeit anfallenden Abschreibungsbeträge erstattet werden. Die Mehrwertsteuer ist erst bei Projekten, die unter "Horizont 2020" - also ab 2014 - gefördert werden, erstattungsfähig. Beim Kauf von Geräten muss in aller Regel die Gasteinrichtung in Vorleistung gehen, da der ERC die Finanzzuwendung an die Gasteinrichtung in festgelegten (meist jährlichen) Raten auszahlt. Schon vor Beantragung sollten deshalb Folgekosten, wie etwa nicht von der Projektlaufzeit gedeckte Abschreibungsbeträge, bei den Verhandlungen mit einer potenziellen Gasteinrichtung berücksichtigt werden.

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Ich möchte die Anschaffung von Gerätschaften über den ERC-Grant finanzieren. Muss ich verschiedene Preisangebote einholen und mit meinem Antrag zusammen einreichen?

Nein, der ERC verlangt in der Antragsphase keine Kostenvoranschläge. Es ist allerdings wichtig, dass Sie eine realistische Schätzung der Kosten angeben können.

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Ist es möglich, Gerätschaften im Rahmen eines ERC-Grants zu leasen anstatt sie zu kaufen?

Ja, das ist möglich. Die Entscheidung, ob man Gerätschaften kauft oder least sollte mit den Regelungen der Gasteinrichtung übereinstimmen. Der Principal Investigator muss diese Entscheidung bei den Vertragsverhandlungen und in den Audits erklären.

Prinzipiell gilt Folgendes: Die beantragten Kosten für langlebige Ausrüstungsgüter (durable equipment), die mit Kaufoption geleast werden, dürfen nicht die Kosten übersteigen, die angefallen wären, wenn die Gerätschaften gekauft und mit der üblichen Handhabung abgeschrieben worden wären. Falls es keine Kaufoption gibt (operational leasing), findet keine Abschreibung statt. Die Kosten können in diesem Fall aber erstattet werden, wenn diese Handhabe den üblichen Regelungen der Gasteinrichtung entspricht und das Leasing die Kosten für einen Kauf der Gerätschaften nicht übersteigt.

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Ist es möglich, eine Kostenerstattung für Wartungen oder Tierpflege zu beantragen?

Ja, allerdings nur, wenn die Wartungskosten Teil des Kaufs der Gerätschaften sind. Wenn zusätzlich zum Kauf eine Firma angestellt werden muss, um die Wartungsarbeiten durchzuführen, muss dies über einen Untervertag abgerechnet werden (subcontracting). Was die Haltung von Tieren angeht, kann die Erstattung solcher Kosten beantragt werden, solange die jeweilige Person ausschließlich für diese Tätigkeit angestellt wird.

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Ist es möglich, Computer/Laptops als direkte Kosten abzurechnen?

Prinzipiell ist dies möglich. Allerdings hängt es davon ab, wie die Geräte gebraucht werden und welche Regelungen diesbezüglich an der Gasteinrichtung angewandt werden. Im Regelfall werden Computer und Laptops als Grundausstattung eines Büros als indirekte Kosten abgerechnet. Wenn der Gebrauch der Geräte aber direkt und ausschließlich dem ERC-Projekt zugeordnet werden kann und wenn der Gebrauch den üblichen Abrechungsregelungen der Gasteinrichtung entspricht, können solche Kosten als direkte Kosten abgerechnet werden.

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Gibt es generelle Regelungen für Verschiebungen im Gebrauch des Budgets?

Aus Sicht der Exekutivagentur des ERC sind die Regelungen für Budgetverschiebungen z. B. für nicht verbrauchte Personalkosten oder Übertragung von übrig gebliebenem Budget in die zweite Berichtsperiode sehr flexibel. Solche Verschiebungen benötigen keine Zustimmung der Exekutivagentur des ERC und auch eine Mitteilung an den Project Officer ist in den meisten Fällen nicht notwendig.

Die Budgetkalkulation muss allerdings angepasst werden und im nächsten Finanzbericht (financial report) ausreichend begründet sein. In der Vorlage für den Finanzbericht gibt es die (neue) Sektion "budget follow-up", in der Umverteilungen für die nächste Berichtsperiode angezeigt werden können.

Es gibt zwei Ausnahmen dieser allgemeinen Regelung:

  • Unterverträge (subcontracts) und
  • Änderungen, die die wissenschaftlichen Resultate beeinflussen und wesentliche Änderungen des Projektablaufs darstellen, müssen immer mit einer Vertragsänderung (amendment) einhergehen.

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Kann über den Grant eine Lehrvertretung für den Principal Investigator finanziert werden?

Personalkosten, die über den Grant finanziert werden sollen, müssen direkt der Durchführung des geförderten Forschungsprojektes zurechenbar sein und können lediglich entsprechend dem für das Projekt nachweisbar aufgewendeten Zeitaufwand erstattet werden.
Damit ist eine direkte Verwendung des ERC-Grants zur Einstellung einer Lehrvertretung für den Principal Investigator nicht möglich.

Allerdings kann die Gastinstitution die durch die Erstattung von projektbezogenen Personalkosten des Principal Investigators freigewordenen Finanzmittel verwenden, um damit eine entsprechende Lehrvertretung zu finanzieren. Dies ist individuell zwischen Wissenschaftler/in und Gasteinrichtung zu regeln.

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Können die Kosten für eine Elternzeit des Principal Investigators oder eines Teammitglieds über den Grant finanziert werden?

Kosten, die der Gasteinrichtung entstehen, wenn der Principal Investigator (PI) oder ein Mitglied des Forscherteams während des ERC-Projekts in Elternzeit geht, können vom ERC anteilig (d. h. entsprechend der Arbeitszeit für das Projekt) erstattet werden. Bedingung ist, dass diese Kostenerstattung den üblichen Regelungen der Gasteinrichtung entspricht und die Kriterien für erstattungsfähige Kosten erfüllt sind.

Falls die Kosten bereits von der nationalen Sozialversicherung abgedeckt sind, können sie nicht über den ERC-Grant finanziert werden (keine Doppelfinanzierung).

Zusätzliche Zahlungen der Gasteinrichtung, die über die gesetzlich festgelegten Beträge hinausgehen, sind nur in bestimmten Fällen erstattungsfähig, da sie grundsätzlich nicht vorgeschrieben sind. Solche Kosten können über den ERC-Grant abgerechnet werden, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:

  1. Die zusätzliche Zahlung muss den Kriterien für erstattungsfähige Kosten entsprechen.
  2. Die zusätzliche Zahlung muss Teil der internen Regelungen und/oder Praxis der Gasteinrichtung sein.

Die zusätzliche Zahlung muss für jedes Projekt und jede/n Mitarbeiter/in an der Gasteinrichtung gelten, d. h. sie muss einheitlich gehandhabt werden.

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Ist es möglich, die Projektlaufzeit eines Grants zu verlängern?

Ja, in Ausnahmefällen ist es möglich, die Laufzeit eines ERC-geförderten Projektes zu verlängern. Eine solche Verlängerung muss hauptsächlich wissenschaftlich begründet sein und durch eine Vertragsänderung (amendment) erfolgen.

Für die Beantragung einer Vertragsänderung gelten folgende Regeln:

  • Die Beantragung muss innerhalb der letzten 12 Monate der Projektlaufzeit erfolgen, jedoch nicht später als 6 Monate vor Projektende. Die Beantragung darf nicht vor dem wissenschaftlichen Zwischenbericht (scientific mid-term report) eingereicht werden.
  • Ein ERC-Projekt kann maximal um 12 Monate verlängert werden. Ausnahmen bestehen bei Elternzeiten.
  • Pro Grant kann nur einmal eine Projektverlängerung beantragt werden. Es ist nicht möglich, nach einer genehmigten Verlängerung eine weitere zu beantragen. Ausnahmen bestehen bei Elternzeiten.
  • Eine Verlängerung der Projektlaufzeit wirkt sich nicht auf das Projektbudget aus. Es werden über die in der Finanzhilfevereinbarung (Grant Agreement) festgelegten Projektmittel keine weiteren Mittel zur Verfügung gestellt.
  • Eine Verzögerung des Projektstarts oder Verzögerungen innerhalb der ersten Perioden der Projektlaufzeit führen nicht automatisch zu einer Verlängerung des Grants. Eine Verlängerung muss auch in solchen Fällen beantragt und begründet werden.

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Sind Umzugskosten (relocation costs) förderfähig?

Dies richtet sich nach der Abrechnungspraxis der Gasteinrichtung. Sofern Kosten hier üblicherweise akzeptiert und erstattet werden, sind auch in ERC-Projekten z. B. der Transport von Gegenständen, Miet- und Maklergebühren, als Umzugskosten förderfähig, wenn sie direkt dem Projekt zuzuordnen sind. Die Kosten können jedoch nur erstattet werden, wenn sie innerhalb der Projektlaufzeit anfallen.

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Wann und wie muss das “Supplementary Agreement” eingereicht werden?

Die ERCEA kann das „Grant Agreement“ erst unterzeichnen, wenn das „Supplementary Agreement“ vorliegt. Daher muss das unterzeichnete „Supplementary Agreement“ spätestens zur Vertragsunterzeichnung vorliegen. Während der Vertragsvorbereitung (“Grant Preparation”) kann ein Entwurf des „Supplementary Agreement“ vorliegen. Das „Supplementary Agreement“ soll im Participant Portal hochgeladen werden. Bei technischen Schwierigkeiten kann es auch an den Project Officer per E-Mail versandt werden.

Eine Vorlage ist unter diesem Link verfügbar: https://erc.europa.eu/sites/default/files/document/file/h2020-erc-suppl-aggr_en.docx

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Weitere FAQ zum Grant Management (Info: ERC-Seite)